COSTOS LOGISTICOS GENERADOS EN LA DISTRIBUCION DE PRODUCTOS TERMINADOS
Los costos logísticos generados en la distribución de productos terminados ocurren por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido porque:
Ejemplos a compartir de la experiencia de los participantes
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COSTOS LOGISTICOS GENERADOS EN LAS VENTAS Y SERVICIOS AL CLIENTE
Los costos logísticos generados en las ventas y servicios al cliente ocurren por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido porque:
Ejemplos a compartir de la experiencia de los participantes
1.
2.
3.
4.
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COSTOS LOGISTICOS GENERADOS POR LA NO CALIDAD
Los costos logísticos generados por la no calidad ocurren por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede notarse porque:
Recordemos que
La mejor calidad permite
a) Mayor precio.
b) Mejor imagen.
c) Menor inspección
d) Menos fallas.
e) Mejor productividad
La satisfacción de los clientes permite:
a) Mayores ventas.
b) Menores quejas.
c) Mayor satisfacción del personal.
La fidelidad de los clientes permite:
a) Ingresos constantes.
b) Menores costos de marketing.
c) Menor sensibilidad al precio.
Ejemplos a compartir de la experiencia de los participantes
1.
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Sesión 3
LOS INDICADORES LOGISTICOS
q Como controlamos los costos logísticos
q Definición de Indicadores
q Que son los indicadores logísticos
q Objetivos de los indicadores logísticos
q Esquema de implantación
q Clases de indicadores de gestión
q Principales indicadores de gestión
COMO CONTROLAMOS LOS COSTOS LOGISTICOS
Para los responsables de Logística de una empresa, cualquiera sea su dimensión, los costos logísticos fueron, son y serán una de sus preocupaciones. Entre los objetivos, explícitos o implícitos, de la función figura sin lugar a dudas el relacionado con el control y la reducción de dichos costos. La incidencia de los costos logísticos en la contribución marginal de los negocios, hace que sean el blanco preferido al momento de discutir los resultados.
A pesar de no saber, o no comprender, la estructura de costos que conforman las distintas actividades logísticas, no dejamos de escuchar de nuestros clientes internos que la competencia lo hace más barato, o que quienes han tercerizado lograron excelentes reducciones de costos. Pero hay que tener mucho cuidado, una reducción Indiscriminada de ciertos costos sin el debido análisis de los mismos, puede atentar contra la maximización de las utilidades; esto por ejemplo, puede deberse a una reducción en el nivel o de la calidad de servicio, que se transforma en una pérdida de venta o de participación el mercado.
Los costos logísticos tradicionalmente representan el 7% de la facturación de las grandes empresas, sin embargo la falta de una buena infraestructura y el alto nivel de riesgo pueden afectarlo aumentando en forma significativa dicho porcentaje.
Además debemos considerar, el caso de las PYMES, por ejemplo, que pagan por los servicios de transporte y almacenaje mucho mas que las grandes empresas, esto debido obviamente a su menor poder de negociación en los volúmenes de operación.
Como hemos visto una buena clasificación de los costos logísticos nos permitirá detectar en que sectores las operaciones se realizan antieconómicamente. El seguimiento es fundamental, y la colaboración interna con los responsables involucrados nos será de enorme ayuda. Los responsables operativos que reciben esos costos deben saber cuales son los criterios de asignación, de esa manera ellos también podrán contemplarlos en sus planificaciones y ayudarnos a su control. Debemos crear para ello, indicadores claves que nos permitan determinar las actividades que no generan valor, para actuar en consecuencia.
Debemos ser conscientes que pese a tener en marcha buenos procesos existen costos ocultos en distintas operaciones que producen una influencia negativa como por ejemplo: entregas parciales, fletes especiales, emergencias, pedidos fuera del punto de equilibrio y devoluciones.
Es mas, en algunas empresas, medidas relacionadas con incentivo a las ventas o marketing, por falta de criterio, se transforman en un aumento de costos logísticos, por ejemplo:
La solución a esta problemática es la participación de los responsables de logística en los pasos previos o la consulta, por ejemplo en la etapa de desarrollo de las acciones comerciales.
No pueden pasarse por alto la incidencia que estas acciones producen en los costos logísticos, ya que finalmente afectaría la rentabilidad de las operaciones y si no están en condiciones de asignarse exclusivamente al sector que lo produjo, afectaría a todos por igual.
Tenemos que profundizar nuestras relaciones con proveedores y clientes para fortalecer los procesos, debemos convertirnos en socios estratégicos. Solo de esta manera las empresas podrán desempeñarse exitosamente ante los cambios constantes en los mercados. Ser socios estratégicos no es fácil, pero es imprescindible.
Prácticamente todas las empresas están enfocadas en mejoras de calidad, en el aumento del resultado, en la reducción de los lead times y en la reducción de los costos. Por lo que enfocarnos solo en estas metas no nos asegurar la mejora de nuestra competitividad, pero el descuidarlas nos haría perderla.
Si usted es responsable de Logística de una empresa, usted es responsable de los costos logísticos. Si usted aplica una mejora de los costos no deje de monitorearla, en muchas organizaciones dichas mejoras duran lo que duran sus controles, y cuando ellos se reducen desaparecen las mejoras.
LEAD TIME.
Denominamos Lead Time al tiempo necesario para pasar de un estado inicial a otro estado final. El "lead-time" muchas veces es traducido en español como "tiempo de espera". O sea, el lapso de tiempo entre el momento en que pides la mercancía y cuando ésta llega. Hay otra acepción, que es la de el tiempo que se tarda en hacer un producto, desde que compras los materiales hasta que está listo
Lead Time o Administración del Tiempo en los Procesos, implica toda una reingeniería en los procesos operativos y/o administrativos detectando el origen de la desviación hasta corregirla y elevar los índices de rendimiento y productividad apoyada en estadística y procedimientos y mejora continua.
Todos sabemos que hacer las cosas no basta y que hacerlas bien no es suficiente, porque hacerlas bien y a la primera es lo que baja los costos operativos y eleva la productividad y este, es el objetivo que busca el estudiar los Lead Time.
MANUFACTURING LEAD TIME (MLT)
Definimos Manufacturing Lead Time (MLT) como el tiempo total que transcurre desde que se genera la orden de fabricación hasta que el producto alcanza el estado de terminado o finalizado.
El MLT está formado por:
La reducción del MLT conlleva la reducción del Work In Process (WIP), es decir el inventario que se genera durante el proceso de fabricación de un producto.
Por tanto, si un empresa en capaz de reducir el MLT, disminuyendo cualquiera de sus componentes, podrá decrementar su WIP y de esta manera bajar sus costes de fabricación.
Existen múltiples técnicas para reducir el MLT. Se destaca entre ellas, la implantación de sistemas de gestión de planta, que ayudan a reducir el MLT, redundando positivamente sobre la cuenta de explotación de la compañía.
El mejor conocimiento de los Centros de Trabajo (información exacta y en tiempo real sobre producción generada, capacidad, tiempos disponibles, paradas...) permitirá la reducción de MLT.
Concretamente:
DEFINICION DE INDICADORES
No existe una definición oficial por parte de algún organismo nacional o internacional, sólo algunas referencias que los describen como: “Herramientas para clarificar y definir, de forma más precisa, objetivos e impactos (...) son medidas verificables de cambio o resultado (...) diseñadas para contar con un estándar contra el cual evaluar, estimar o demostrar el progreso (...) con respecto a metas establecidas, facilitan el reparto de insumos, produciendo (...) productos y alcanzando objetivos”.
Una de las definiciones más utilizadas por diferentes organismos y autores es la que Bauer dio en 1966: “Los indicadores (...) son cualquier forma de indicación que nos facilita estudiar dónde estamos y hacia dónde nos dirigimos con respecto a determinados objetivos y metas, así como evaluar programas específicos y determinar su impacto”.
QUE SON LOS INDICADORES LOGISTICOS
“Son las herramientas que utilizamos para clarificar y definir, de forma más precisa, los objetivos e impactos que se pretenden alcanzar en el proceso logístico. Son medidas verificables de los cambios o resultados que se esperan en dicho proceso y que han sido diseñados para contar con un estándar contra el cual evaluar, estimar o demostrar el progreso; nos facilita el estudiar dónde estamos y hacia dónde nos dirigimos con respecto a dicho proceso logístico”.
Uno de los factores determinantes para que todo proceso logístico, se lleve a cabo con éxito, es implementar un sistema adecuado de indicadores para medir la gestión del mismo, con el fin de que se puedan diseñar indicadores en posiciones estratégicas que reflejen un resultado óptimo en el mediano y largo plazo, todo esto mediante un buen sistema de información que permita medir las diferentes etapas del proceso logístico.
Actualmente, nuestras empresas tienen grandes vacíos en la medición del desempeño de las actividades logísticas (abastecimiento, almacenamiento y gestión de stocks, distribución a nivel interno - procesos y distribución externa -satisfacción del cliente final). Sin duda, esta situación constituye una barrera en la identificación de los principales problemas y cuellos de botella que se presentan en la cadena logística, y que perjudican ostensiblemente la competitividad de las empresas en los mercados y la pérdida paulatina de sus clientes.
Recordemos que todo se puede medir y por tanto todo se puede controlar, allí radica el éxito de cualquier operación, no debemos olvidar que: "lo que no se mide, no se puede administrar" .
Un adecuado uso y aplicación de indicadores logísticos y programas de productividad y mejoramiento continuo en los procesos logísticos de las empresas, serán una base de generación de ventajas competitivas sostenibles y por ende de su posicionamiento frente a la competencia.
OBJETIVOS DE LOS INDICADORES LOGÍSTICOS
Los indicadores logísticos tienen los siguientes objetivos:
ESQUEMA DE IMPLANTACIÓN
Sólo se deben desarrollar indicadores para aquellas actividades o procesos relevantes al objetivo logístico de la empresa.
Para ello se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
PRINCIPALES INDICADORES LOGISTICOS
Los principales indicadores logísticos más utilizados son:
INDICADORES LOGISTICOS DEL ABASTECIMIENTO
Los principales indicadores logísticos del abastecimiento son:
Calidad de los pedidos generados.
Este indicador muestra el número y porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso, o sin necesidad de información adicional.
Formula
Productos Generados sin Problemas x 100
Total de pedidos generados
Entregas perfectamente recibidas
Este indicador muestra el número y porcentaje de pedidos que no cumplen las especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor
Formula
Pedidos Rechazados x 100
Total de Órdenes de Compra Recibidas
Nivel del cumplimiento de los proveedores
Consiste en calcular el nivel de efectividad en las entregas de mercancía de los proveedores en la bodega de producto terminado
Formula
Pedidos Recibidos Fuera de Tiempo x 100
Total Pedidos Recibidos
Los principales indicadores logísticos del inventario son:
Índice de rotación de mercancías
Este indicador muestra la proporción entre las ventas y las existencias promedio. Indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas.
Formula
Ventas Acumuladas x 100
Inventario Promedio
Índice de duración de mercancías
Este indicador muestra la proporción entre el inventario final y las ventas promedio del último período. Indica cuantas veces dura el inventario que se tiene.
Formula
Inventario Final x 30 días
Ventas Promedio
Exactitud del inventario
Este indicador se determina midiendo el costo de las referencias que en promedio presentan irregularidades con respecto al inventario lógico valorizado cuando se realiza el inventario físico
Formula
Valor Diferencia (Gs.)
Valor Total de Inventarios
INDICADORES LOGISTICOS DEL ALMACENAMIENTO
Los principales indicadores logísticos del almacenamiento son:
Costo de almacenamiento por unidad.
Consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el número de unidades almacenadas en un período determinado
Formula
Costo de almacenamiento
Número de unidades almacenadas
Costo por unidad despachada
Porcentaje de manejo por unidad sobre las gastos operativos del centro de distribución.
Formula
Costo Total Operativo Bodega
Unidades Despachadas
Nivel de cumplimiento del despacho.
Consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancías a los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un período determinado
Formula
Número de despachos cumplidos x 100
Número total de despachos requeridos
Costo por metro cuadrado
Consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega
Formula
Costo Total Operativo Bodega x 100
Área de almacenamiento
INDICADORES LOGISTICOS DEL TRANSPORTE
Los principales indicadores logísticos del transporte son:
Índice comparativo del Transporte (Rentabilidad Vs Gasto).
Mide el costo unitario de transportar una unidad respecto al ofrecido por los transportadores del medio.
Formula
Costo Transporte propio por unidad
Costo de contratar transporte por unidad
Nivel de Utilización de los Camiones
Consiste en determinar la capacidad real de los camiones respecto a su capacidad instalada en volumen y peso
Formula
Capacidad Real Utilizada
Capacidad Real Camión (kg. / m3)
INDICADORES LOGISTICOS DEL SERVICIO AL CLIENTE
Los principales indicadores logísticos del servicio al cliente son:
Nivel de cumplimiento de entregas a clientes
Consiste en calcular el porcentaje real de las entregas oportunas y efectivas a los clientes
Formula
Total de Pedidos no Entregados a Tiempo
Total de Pedidos Despachados
Calidad de la facturación
Número y porcentaje de facturas con error por cliente, y agregación de los mismos
Formula
Facturas Emitidas con Errores
Total de Facturas Emitidas
Causales de notas de crédito
Consiste en calcular el porcentaje real de las facturas con problemas
Formula
Total Notas Crédito
Total de Facturas Generadas
Pendiente por facturar
Consiste en calcular el número de pedidos no facturados dentro del total de facturas
Formula
Total Pedidos Pendientes por Facturar
Total Pedidos Facturados
INDICADORES LOGISTICOS FINANCIEROS
Los principales indicadores financieros son:
Márgenes de contribución
Consiste en calcular el porcentaje real de los márgenes de rentabilidad de cada referencia o grupo de productos
Formula
Venta Real del Producto
Costo Directo real del Producto
Consiste en determinar el porcentaje del costo de las ventas perdidas dentro del total de las ventas de la empresa
Formula
Valor Pedidos no Entregados
Total Ventas
Costo por cada 100 unidades monetarias despachadas
De cada 100 unidades monetarias que se despachan, que porcentaje es atribuido a los gastos de operación.
Formula
Costos Operativos Bodegas
Costo de las Ventas
Costos logísticos
Está pensado para controlar los gastos logísticos en la empresa y medir el nivel de contribución en la rentabilidad de la misma.
Formula
Costos Totales Logísticos
Ventas Totales de la Compañía
Sesión 4
MINIMIZACION DE LOS COSTOS LOGISTICOS -
PRODUCTIVIDAD Y KAIZEN
Los costos logísticos generados en la distribución de productos terminados ocurren por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido porque:
- No se tiene en cuenta que los costos variarán considerablemente, cunado se trata de canales de distribución o de distribución física.
- No se tiene en cuenta que el mayor costo de la distribución física corresponde al transporte, seguido por el control de inventario, el almacenaje y la entrega de pedidos con servicios al cliente
- No se tiene en cuenta que no es lo mismo distribuir físicamente productos perecibles o no perecibles, líquidos o sólidos, inflamables o inocuos, gaseosos o no gaseosos, pequeños de tamaño o muy grandes.
- No se tiene en cuenta que los costos de almacenaje y transporte se han incrementado considerablemente en los últimos años. No solo han presionado sobre estos costos los aumentos del petróleo y combustibles, sino también los aumentos en la mano de obra y el de los equipos utilizados en la distribución física.
- Los pedidos no se han procesado adecuadamente
- Hay un mal manejo de los inventarios y la gestión de stocks.
- No se ha tenido en cuenta el diseño del sistema de distribución mas adecuado.
- No se ha tenido en cuenta la mejor localización de almacenes y puntos de venta
- No se ha tenido en cuenta los mejores medios de transporte y rutas a utilizar
- No se ha tenido en cuenta el nivel de inventario mas adecuado a mantener
- No se ha tenido en cuenta una buena organización de almacenes y manejo de materiales.
- Se utiliza poco las modernas herramientas de decisión para coordinar los niveles de inventario, las formas de transporte y la localización de la planta, la bodega y las tiendas
- No se tiene en cuenta que ningún sistema de distribución física puede a la vez maximizar los servicios al cliente y minimizar los costos de distribución.
- Un nivel máximo de servicios al cliente implica grandes inventarios, el mejor medio de transporte y muchas bodegas, todo lo cual eleva los costos de distribución.
- Un mínimo de costos de distribución implica un medio de transporte barato, inventarios reducidos y pocas bodegas.
- No se tiene en cuenta que los bajos niveles de inventarios reducen costos de transporte, almacenaje y procesamiento de pedidos, pero también incrementan los que representan la falta de suministros, los pedidos atrasados, el papeleo, los ciclos de producción especial y los envíos por transporte rápido, que son más caros.
- No se tiene en cuenta que como los costos y actos de la distribución física implican fuertes transacciones, las decisiones deben tomarse sobre la base de la totalidad del sistema.
- No se tiene en cuenta que primero debemos examinar los niveles de servicio de la competencia, antes de fijar los nuestros, (debe sobre esa base analizar los costos que representa otorgar un mayor nivel de servicios)
- No se tiene en cuenta que algunas compañías ofrecen menos servicio, pero cobran un precio menor; sin embargo, otras dan mayor servicio que sus competidores pero cobran precios más altos para cubrir costos mayores.
- No se ha tomado en consideración todos los factores necesarios para elegir el mejor medio de transporte: costo, tiempo en transito, confiabilidad, capacidad, asequibilidad, seguridad, etc.
- No se ha tenido en cuenta que los productos se encuentren colocados en forma conveniente para hacer accesible su manejo cuando se necesite.
- No se cuenta con buenos sistemas de transportación, vehículos, elevadores de carga, etc., para que el manejo de los productos sea lo suficientemente eficiente.
- No se ha desarrollado recipientes grandes, estandarizados y fáciles de manejar, en los casos que se necesitan manejar paquetes pequeños (para su fácil envío).
- No se cuenta con empaque o embalaje de protección adecuado que evite el maltrato de los artículos (al dañarse pierden posibilidad de satisfacer las necesidades del cliente, al mismo tiempo que pierden utilidad).
- No se tiene en cuenta que en el manejo de productos muchas veces las características de estos determinan sus condiciones de manejo (por ejemplo, en el caso de líquidos y gases, sus características determinan como deberán ser transportados y almacenados. De otra manera podrían cambiar hasta las propias características de los productos).
- No se tiene en cuenta que por medio de los embalajes y empaques los embarques han superado su capacidad de transportar, ocasionando que esta sea más amplia y el transporte se realice con la mayor rapidez y sobre todo seguridad.
Ejemplos a compartir de la experiencia de los participantes
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COSTOS LOGISTICOS GENERADOS EN LAS VENTAS Y SERVICIOS AL CLIENTE
Los costos logísticos generados en las ventas y servicios al cliente ocurren por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido porque:
- Hay una mala atención a los clientes.
- Existen muchos reclamos.
- Hay demasiada concesiones y rebajas de precios, por causa de la calidad
- Existe perdida de ventas por devoluciones
Ejemplos a compartir de la experiencia de los participantes
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COSTOS LOGISTICOS GENERADOS POR LA NO CALIDAD
Los costos logísticos generados por la no calidad ocurren por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede notarse porque:
- Perdemos muchos clientes.
- Utilizamos muchas horas extras para corregir errores
- Existe desmotivación.
- Hay demoras percibidas por los clientes
- Perdemos imagen.
- Falta participación.
- Es mucho el tiempo empleado por la Dirección en apagar incendios
- Es mucho el tiempo empleado por el personal en apagar incendios
Recordemos que
La mejor calidad permite
a) Mayor precio.
b) Mejor imagen.
c) Menor inspección
d) Menos fallas.
e) Mejor productividad
La satisfacción de los clientes permite:
a) Mayores ventas.
b) Menores quejas.
c) Mayor satisfacción del personal.
La fidelidad de los clientes permite:
a) Ingresos constantes.
b) Menores costos de marketing.
c) Menor sensibilidad al precio.
Ejemplos a compartir de la experiencia de los participantes
1.
2.
3.
4.
5.
Sesión 3
LOS INDICADORES LOGISTICOS
q Como controlamos los costos logísticos
q Definición de Indicadores
q Que son los indicadores logísticos
q Objetivos de los indicadores logísticos
q Esquema de implantación
q Clases de indicadores de gestión
q Principales indicadores de gestión
COMO CONTROLAMOS LOS COSTOS LOGISTICOS
Para los responsables de Logística de una empresa, cualquiera sea su dimensión, los costos logísticos fueron, son y serán una de sus preocupaciones. Entre los objetivos, explícitos o implícitos, de la función figura sin lugar a dudas el relacionado con el control y la reducción de dichos costos. La incidencia de los costos logísticos en la contribución marginal de los negocios, hace que sean el blanco preferido al momento de discutir los resultados.
A pesar de no saber, o no comprender, la estructura de costos que conforman las distintas actividades logísticas, no dejamos de escuchar de nuestros clientes internos que la competencia lo hace más barato, o que quienes han tercerizado lograron excelentes reducciones de costos. Pero hay que tener mucho cuidado, una reducción Indiscriminada de ciertos costos sin el debido análisis de los mismos, puede atentar contra la maximización de las utilidades; esto por ejemplo, puede deberse a una reducción en el nivel o de la calidad de servicio, que se transforma en una pérdida de venta o de participación el mercado.
Los costos logísticos tradicionalmente representan el 7% de la facturación de las grandes empresas, sin embargo la falta de una buena infraestructura y el alto nivel de riesgo pueden afectarlo aumentando en forma significativa dicho porcentaje.
Además debemos considerar, el caso de las PYMES, por ejemplo, que pagan por los servicios de transporte y almacenaje mucho mas que las grandes empresas, esto debido obviamente a su menor poder de negociación en los volúmenes de operación.
Como hemos visto una buena clasificación de los costos logísticos nos permitirá detectar en que sectores las operaciones se realizan antieconómicamente. El seguimiento es fundamental, y la colaboración interna con los responsables involucrados nos será de enorme ayuda. Los responsables operativos que reciben esos costos deben saber cuales son los criterios de asignación, de esa manera ellos también podrán contemplarlos en sus planificaciones y ayudarnos a su control. Debemos crear para ello, indicadores claves que nos permitan determinar las actividades que no generan valor, para actuar en consecuencia.
Debemos ser conscientes que pese a tener en marcha buenos procesos existen costos ocultos en distintas operaciones que producen una influencia negativa como por ejemplo: entregas parciales, fletes especiales, emergencias, pedidos fuera del punto de equilibrio y devoluciones.
Es mas, en algunas empresas, medidas relacionadas con incentivo a las ventas o marketing, por falta de criterio, se transforman en un aumento de costos logísticos, por ejemplo:
- · Promociones, 20 litros de producto más 1 litro de regalo (¿el packing?, ¿el estibaje?)
- · Envases mas grandes con un porcentaje gratis (¿la manipulación? ¿la altura del pallete?)
- Descuento o premios por alcance de volúmenes (¿pedidos cerca de fin de mes?, ¿devoluciones, pedidos inexistentes?)
La solución a esta problemática es la participación de los responsables de logística en los pasos previos o la consulta, por ejemplo en la etapa de desarrollo de las acciones comerciales.
No pueden pasarse por alto la incidencia que estas acciones producen en los costos logísticos, ya que finalmente afectaría la rentabilidad de las operaciones y si no están en condiciones de asignarse exclusivamente al sector que lo produjo, afectaría a todos por igual.
Tenemos que profundizar nuestras relaciones con proveedores y clientes para fortalecer los procesos, debemos convertirnos en socios estratégicos. Solo de esta manera las empresas podrán desempeñarse exitosamente ante los cambios constantes en los mercados. Ser socios estratégicos no es fácil, pero es imprescindible.
Prácticamente todas las empresas están enfocadas en mejoras de calidad, en el aumento del resultado, en la reducción de los lead times y en la reducción de los costos. Por lo que enfocarnos solo en estas metas no nos asegurar la mejora de nuestra competitividad, pero el descuidarlas nos haría perderla.
Si usted es responsable de Logística de una empresa, usted es responsable de los costos logísticos. Si usted aplica una mejora de los costos no deje de monitorearla, en muchas organizaciones dichas mejoras duran lo que duran sus controles, y cuando ellos se reducen desaparecen las mejoras.
LEAD TIME.
Denominamos Lead Time al tiempo necesario para pasar de un estado inicial a otro estado final. El "lead-time" muchas veces es traducido en español como "tiempo de espera". O sea, el lapso de tiempo entre el momento en que pides la mercancía y cuando ésta llega. Hay otra acepción, que es la de el tiempo que se tarda en hacer un producto, desde que compras los materiales hasta que está listo
- El lead time puede ser tanto tiempo de procesado en maquina como el tiempo necesario para adquirir un producto , o la suma de ambos tiempos,
- · La Emisión de Órdenes Planificadas (EOP) consiste en indicar la cantidad y la fecha a la cual se ha de lanzar el aviso de fabricación o compra para cumplir las necesidades netas, la EOP se calcula trasladando en tiempo las cantidades resultantes del calculo de las Necesidades Netas, dicha traslación viene definido por el Lead Time.
Lead Time o Administración del Tiempo en los Procesos, implica toda una reingeniería en los procesos operativos y/o administrativos detectando el origen de la desviación hasta corregirla y elevar los índices de rendimiento y productividad apoyada en estadística y procedimientos y mejora continua.
Todos sabemos que hacer las cosas no basta y que hacerlas bien no es suficiente, porque hacerlas bien y a la primera es lo que baja los costos operativos y eleva la productividad y este, es el objetivo que busca el estudiar los Lead Time.
MANUFACTURING LEAD TIME (MLT)
Definimos Manufacturing Lead Time (MLT) como el tiempo total que transcurre desde que se genera la orden de fabricación hasta que el producto alcanza el estado de terminado o finalizado.
El MLT está formado por:
- Queue Time: Tiempo de espera del producto hasta que se introduce en un Centro de Trabajo.
- Setup Time: Tiempo de preparación del Centro de Trabajo.
- Run Time: Tiempo de ejecución de la operación.
- Wait Time: Tiempo que el producto espera hasta pasar a otro Centro de Trabajo.
- Move Time: Tiempo de traslado entre Centros de Trabajo.
La reducción del MLT conlleva la reducción del Work In Process (WIP), es decir el inventario que se genera durante el proceso de fabricación de un producto.
Por tanto, si un empresa en capaz de reducir el MLT, disminuyendo cualquiera de sus componentes, podrá decrementar su WIP y de esta manera bajar sus costes de fabricación.
Existen múltiples técnicas para reducir el MLT. Se destaca entre ellas, la implantación de sistemas de gestión de planta, que ayudan a reducir el MLT, redundando positivamente sobre la cuenta de explotación de la compañía.
El mejor conocimiento de los Centros de Trabajo (información exacta y en tiempo real sobre producción generada, capacidad, tiempos disponibles, paradas...) permitirá la reducción de MLT.
Concretamente:
- El Setup Time se verá reducido.
- El Runtime será continuo. Se evitarán paradas, averías.
- Se tendrá un mejor conocimiento de la capacidad real del Centro de Trabajo. Este conocimiento permitirá ajustar los tiempos de espera y traslado.
DEFINICION DE INDICADORES
No existe una definición oficial por parte de algún organismo nacional o internacional, sólo algunas referencias que los describen como: “Herramientas para clarificar y definir, de forma más precisa, objetivos e impactos (...) son medidas verificables de cambio o resultado (...) diseñadas para contar con un estándar contra el cual evaluar, estimar o demostrar el progreso (...) con respecto a metas establecidas, facilitan el reparto de insumos, produciendo (...) productos y alcanzando objetivos”.
Una de las definiciones más utilizadas por diferentes organismos y autores es la que Bauer dio en 1966: “Los indicadores (...) son cualquier forma de indicación que nos facilita estudiar dónde estamos y hacia dónde nos dirigimos con respecto a determinados objetivos y metas, así como evaluar programas específicos y determinar su impacto”.
QUE SON LOS INDICADORES LOGISTICOS
“Son las herramientas que utilizamos para clarificar y definir, de forma más precisa, los objetivos e impactos que se pretenden alcanzar en el proceso logístico. Son medidas verificables de los cambios o resultados que se esperan en dicho proceso y que han sido diseñados para contar con un estándar contra el cual evaluar, estimar o demostrar el progreso; nos facilita el estudiar dónde estamos y hacia dónde nos dirigimos con respecto a dicho proceso logístico”.
Uno de los factores determinantes para que todo proceso logístico, se lleve a cabo con éxito, es implementar un sistema adecuado de indicadores para medir la gestión del mismo, con el fin de que se puedan diseñar indicadores en posiciones estratégicas que reflejen un resultado óptimo en el mediano y largo plazo, todo esto mediante un buen sistema de información que permita medir las diferentes etapas del proceso logístico.
Actualmente, nuestras empresas tienen grandes vacíos en la medición del desempeño de las actividades logísticas (abastecimiento, almacenamiento y gestión de stocks, distribución a nivel interno - procesos y distribución externa -satisfacción del cliente final). Sin duda, esta situación constituye una barrera en la identificación de los principales problemas y cuellos de botella que se presentan en la cadena logística, y que perjudican ostensiblemente la competitividad de las empresas en los mercados y la pérdida paulatina de sus clientes.
Recordemos que todo se puede medir y por tanto todo se puede controlar, allí radica el éxito de cualquier operación, no debemos olvidar que: "lo que no se mide, no se puede administrar" .
Un adecuado uso y aplicación de indicadores logísticos y programas de productividad y mejoramiento continuo en los procesos logísticos de las empresas, serán una base de generación de ventajas competitivas sostenibles y por ende de su posicionamiento frente a la competencia.
OBJETIVOS DE LOS INDICADORES LOGÍSTICOS
Los indicadores logísticos tienen los siguientes objetivos:
- Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos
- Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales
- Satisfacer las expectativas de los clientes mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio prestado.
- Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final.
- Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.
- Compararse con las empresas del sector en el ámbito local y mundial (Benchmarking)
ESQUEMA DE IMPLANTACIÓN
Sólo se deben desarrollar indicadores para aquellas actividades o procesos relevantes al objetivo logístico de la empresa.
Para ello se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
- Identificar el proceso logístico a medir
- Conceptualizar cada paso del proceso
- Definir el objetivo del indicador y cada variable a medir
- Recolectar información inherente al proceso
- Cuantificar y medir las variables
- Establecer el indicador a controlar
- Comparar con el indicador global y el de la competencia interna
- Seguir y retroalimentar las mediciones periódicamente
- Mejorar continuamente el indicador
PRINCIPALES INDICADORES LOGISTICOS
Los principales indicadores logísticos más utilizados son:
- Abastecimiento.
- Inventarios
- Almacenamiento
- Transporte
- Servicio al cliente
- Financieros
INDICADORES LOGISTICOS DEL ABASTECIMIENTO
Los principales indicadores logísticos del abastecimiento son:
- Calidad de los pedidos generados.
- Entregas perfectamente recibidas
- Nivel del cumplimiento de los proveedores
Calidad de los pedidos generados.
Este indicador muestra el número y porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso, o sin necesidad de información adicional.
Formula
Productos Generados sin Problemas x 100
Total de pedidos generados
- Da cortes a los problemas inherentes a la generación errática de pedidos, como: costo del lanzamiento de pedidos rectificadores, esfuerzo del personal de compras para identificar y resolver problemas, incremento del costo de mantenimiento de inventarios y pérdida de ventas, entre otros.
Entregas perfectamente recibidas
Este indicador muestra el número y porcentaje de pedidos que no cumplen las especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor
Formula
Pedidos Rechazados x 100
Total de Órdenes de Compra Recibidas
- Identifica los costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio, como: costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc.
Nivel del cumplimiento de los proveedores
Consiste en calcular el nivel de efectividad en las entregas de mercancía de los proveedores en la bodega de producto terminado
Formula
Pedidos Recibidos Fuera de Tiempo x 100
Total Pedidos Recibidos
- Identifica el nivel de efectividad de los proveedores de la empresa y que están afectando el nivel de recepción oportuna de mercancía en la bodega de almacenamiento, así como su disponibilidad para despachar a los clientes.
Los principales indicadores logísticos del inventario son:
- Índice de rotación de mercancías
- Índice de duración de mercancías
- Exactitud del inventario
Índice de rotación de mercancías
Este indicador muestra la proporción entre las ventas y las existencias promedio. Indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas.
Formula
Ventas Acumuladas x 100
Inventario Promedio
- Las políticas de inventario, en general, deben mantener un elevado índice de rotación, por eso, se requiere diseñar políticas de entregas muy frecuentes, con tamaños muy pequeños.
- Para poder trabajar con este principio es fundamental mantener una excelente comunicación entre cliente y proveedor
Índice de duración de mercancías
Este indicador muestra la proporción entre el inventario final y las ventas promedio del último período. Indica cuantas veces dura el inventario que se tiene.
Formula
Inventario Final x 30 días
Ventas Promedio
- Altos niveles en ese indicador muestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materialización inmediata y que esta corriendo con el riesgo de ser perdido o sufrir obsolescencia
Exactitud del inventario
Este indicador se determina midiendo el costo de las referencias que en promedio presentan irregularidades con respecto al inventario lógico valorizado cuando se realiza el inventario físico
Formula
Valor Diferencia (Gs.)
Valor Total de Inventarios
- Se toma la diferencia en costos del inventario teórico versus el físico inventariado, para determinar el nivel de confiabilidad en un determinado centro de distribución.
- Se puede hacer también para exactitud en el número de referencias y unidades almacenadas
INDICADORES LOGISTICOS DEL ALMACENAMIENTO
Los principales indicadores logísticos del almacenamiento son:
- Costo de almacenamiento por unidad.
- Costo por unidad despachada
- Nivel de cumplimiento del despacho.
- Costo por metro cuadrado
Costo de almacenamiento por unidad.
Consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el número de unidades almacenadas en un período determinado
Formula
Costo de almacenamiento
Número de unidades almacenadas
- Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y así decidir si es mas rentable subcontratar el servicio de almacenamiento o tenerlo propiamente.
Costo por unidad despachada
Porcentaje de manejo por unidad sobre las gastos operativos del centro de distribución.
Formula
Costo Total Operativo Bodega
Unidades Despachadas
- Sirve para costear el porcentaje del costo de manipular una unidad de carga en la bodega o centro distribución.
Nivel de cumplimiento del despacho.
Consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancías a los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un período determinado
Formula
Número de despachos cumplidos x 100
Número total de despachos requeridos
- Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribución y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega
Costo por metro cuadrado
Consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega
Formula
Costo Total Operativo Bodega x 100
Área de almacenamiento
- Sirve para costear el valor unitario de metro cuadrado y así poder negociar valores de arrendamiento y comparar con otras cifras de bodegas similares
INDICADORES LOGISTICOS DEL TRANSPORTE
Los principales indicadores logísticos del transporte son:
- Índice comparativo del Transporte (Rentabilidad Vs Gasto).
- Nivel de Utilización de los Camiones
Índice comparativo del Transporte (Rentabilidad Vs Gasto).
Mide el costo unitario de transportar una unidad respecto al ofrecido por los transportadores del medio.
Formula
Costo Transporte propio por unidad
Costo de contratar transporte por unidad
- Sirve para tomar la decisión acerca de contratar el transporte de mercancías o asumir la distribución directa del mismo
Nivel de Utilización de los Camiones
Consiste en determinar la capacidad real de los camiones respecto a su capacidad instalada en volumen y peso
Formula
Capacidad Real Utilizada
Capacidad Real Camión (kg. / m3)
- Sirve para conocer el nivel de utilización real de los camiones y así determinar la necesidad de optimizar la capacidad instalada y/o evaluar la necesidad de contratar transporte contratado
INDICADORES LOGISTICOS DEL SERVICIO AL CLIENTE
Los principales indicadores logísticos del servicio al cliente son:
- Nivel de cumplimiento de entregas a clientes
- Calidad de la facturación
- Causales de notas de crédito
- Pendiente por facturar
Nivel de cumplimiento de entregas a clientes
Consiste en calcular el porcentaje real de las entregas oportunas y efectivas a los clientes
Formula
Total de Pedidos no Entregados a Tiempo
Total de Pedidos Despachados
- Sirve para controlar los errores que se presentan en la empresa y que no permiten entregar los pedidos a los clientes.
- Sin duda, esta situación impacta fuertemente al servicio al cliente y el recaudo de la cartera
Calidad de la facturación
Número y porcentaje de facturas con error por cliente, y agregación de los mismos
Formula
Facturas Emitidas con Errores
Total de Facturas Emitidas
- Generación de retrasos en los cobros, e imagen de mal servicio al cliente, con la consiguiente pérdida de ventas.
Causales de notas de crédito
Consiste en calcular el porcentaje real de las facturas con problemas
Formula
Total Notas Crédito
Total de Facturas Generadas
- Sirve para controlar los errores que se presentan en la empresa por errores en la generación de la facturación de la empresa y que inciden negativamente en las finanzas y la reputación de la misma.
Pendiente por facturar
Consiste en calcular el número de pedidos no facturados dentro del total de facturas
Formula
Total Pedidos Pendientes por Facturar
Total Pedidos Facturados
- Se utiliza para medir el impacto del valor de los pendientes por facturar y su incidencia en las finanzas de la empresa
INDICADORES LOGISTICOS FINANCIEROS
Los principales indicadores financieros son:
- Márgenes de contribución
- Ventas perdidas
- Costo por cada 100 unidades monetarias despachadas
- Costos logísticos
Márgenes de contribución
Consiste en calcular el porcentaje real de los márgenes de rentabilidad de cada referencia o grupo de productos
Formula
Venta Real del Producto
Costo Directo real del Producto
- Sirve para controlar y medir el nivel de rentabilidad y así tomar correctivos a tiempo sobre el comportamiento de cada referencia y su impacto financiero en la empresa.
Consiste en determinar el porcentaje del costo de las ventas perdidas dentro del total de las ventas de la empresa
Formula
Valor Pedidos no Entregados
Total Ventas
- Se controlan las ventas perdidas por la compañía al no entregar oportunamente a los clientes los pedidos generados.
- De este manera se mide el impacto de la reducción de las ventas por esta causa
Costo por cada 100 unidades monetarias despachadas
De cada 100 unidades monetarias que se despachan, que porcentaje es atribuido a los gastos de operación.
Formula
Costos Operativos Bodegas
Costo de las Ventas
- Sirve para costear el porcentaje de los gastos operativos de la bodega respecto a la ventas de la empresa
Costos logísticos
Está pensado para controlar los gastos logísticos en la empresa y medir el nivel de contribución en la rentabilidad de la misma.
Formula
Costos Totales Logísticos
Ventas Totales de la Compañía
- Los costos logísticos representan un porcentaje significativo de las ventas totales, margen bruto y los costos totales de las empresas, por ello deben controlarse permanentemente. Siendo el transporte el que demanda mayor interés.
Sesión 4
MINIMIZACION DE LOS COSTOS LOGISTICOS -
PRODUCTIVIDAD Y KAIZEN
- Minimización de los Costos Logísticos a través de la Gestión del Proceso Logístico
- Identificación del trazado estratégico
- Diseño del proceso logístico
- Implementación
- Retroalimentación
- Como obtener productividad
- Destreza
- Planificación
- Deseo
- El Kaizen
Lic Victor Castillo
www.Tubalancepersonal.com
02124192204 / 04129997237
ordenmultiple@yahoo.es
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