Fuente: Pág. Wed
de la Contraloría General de la Republica (Año 2012)
1
MINISTERIO DEL PODER
POPULAR PARA RELACIONES EXTERIORES (MPPRE) - UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA (UAI)
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
La UAI del MPPRE se
encuentra adscrita al Despacho del Ministro, de acuerdo con la estructura
funcional y organizativa, teniendo como competencias ejercer sobre las operaciones de administración,
manejo o custodia del patrimonio de la República asignado al MPPRE, las
funciones de auditorías, inspecciones, fiscalizaciones, exámenes, estudios, análisis
e investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza, para verificar la
legalidad, exactitud, sinceridad y corrección
de las mismas, evaluar el cumplimiento y los resultados de los planes y
acciones administrativas, la eficacia, eficiencia, economía, calidad e impacto
de su gestión, así como ejercer las potestades de investigación, sanción,
resarcimiento de dicho patrimonio y demás competencias otorgadas a las UAI en
la LOCGRSNCF.
Objetivo general
Determinar si las
capacidades operacionales de la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio del
Poder Popular para Relaciones Exteriores (MPPRE) son razonablemente suficientes
para el desarrollo eficaz de las funciones de control, en los términos de las
competencias asignadas en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF), Gaceta Oficial
Nº 6.013 Extraordinario de fecha 23-12-2010, Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público (LOAFSP), Gaceta Oficial Nº 38.661 de fecha
11-04-2007 y demás normativas de carácter
legal y sublegal,
vinculada con el control fiscal.
Alcance y
objetivos específicos
La actuación en
referencia se circunscribió al análisis de la adecuación de la estructura organizativa,
los procedimientos operativos, los recursos financieros, así como la
suficiencia y capacidad del personal con que cuenta la UAI del MPPRE, para el
desarrollo de las actividades de acuerdo con sus instrumentos de planificación,
así como la revisión de forma selectiva de los informes de las actuaciones
fiscales con sus respectivos papeles de trabajo. En esta actuación se
plantearon como objetivos: determinar la adecuación de la estructura organizativa,
así como las políticas, normas y procedimientos operativos adoptados por la UAI,
a las disposiciones legales en materia de control fiscal; determinar el nivel
de cumplimiento de los objetivos y metas en el marco del plan operativo 2011;
comprobar que los procedimientos y actividades vinculados con el examen de la
cuenta, auditorías y potestades investigativas, aplicados en la UAI, se
encuentren acordes con las disposiciones legales que rigen esa materia; y
verificar la suficiencia razonable de los recursos presupuestarios, materiales,
tecnológicos y humanos, así como el perfil del personal asignado a la UAI para
el desarrollo de sus competencias.
Observaciones
relevantes
La estructura organizativa de la UAI, para el
ejercicio de sus funciones de control fiscal, se encuentra acorde con la
propuesta por este Órgano Contralor en los Lineamientos para la Organización y
Funcionamiento de las UAI.
La UAI cuenta con un
Manual de Normas y Procedimientos de Auditoría Interna, aprobado por la máxima
autoridad a través de Punto de Cuenta Nº 000065 de fecha 13-09-2011, el cual
rige el desarrollo de sus actividades vinculadas con potestad investigativa,
auditoría y determinación de responsabilidades, de conformidad con las
disposiciones establecidas en los artículos 20 y 22 de las Normas Generales de
Control Interno (NGCI), Gaceta Oficial Nº 36.229 de fecha 17-06-97. El cargo
del titular de la UAI no ha sido provisto mediante concurso público, de conformidad
con lo establecido en los artículos 27 y 30 de la LOCGRSNCF, en concordancia
con el Reglamento sobre los Concursos Públicos para la Designación de Contralores
Distritales y Municipales, y los Titulares de las Unidades de Auditorías
Interna de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital y
Municipal y sus entes Descentralizados, de fecha 20-01-2010, Gaceta Oficial Nº
39.350 de fecha 20-01-2010, así como con el artículo 136 de la LOAFSP.
La UAI no cuenta con
un Reglamento Interno aprobado por la máxima autoridad del MPPRE, que defina
sus funciones, objetivos y relaciones jerárquicas y de responsabilidad para la
ejecución de las actividades y tareas por parte de las distintas áreas que la
conforman; no obstante, que el artículo 21 del Reglamento de la LOCGRSNCF
(Gaceta Oficial Nº 39.240 de fecha 12-08-2009), establece que la organización y
niveles de autoridad de las UAI, serán definidas por la máxima autoridad
jerárquica del órgano, mediante instrumentos normativos, por consiguiente, tal
situación pudiera afectar la eficacia en el ejercicio de tales funciones. Al
respecto, dicha dependencia presentó ante la Oficina de Planificación y Presupuesto
del Ministerio el proyecto de Reglamento Interno, así como de un Manual de Normas
y Procedimientos para el Examen de la Cuenta de Gastos de las Unidades Administradoras
Desconcentradas en el Servicio Exterior.
El Plan Operativo
Anual contempló el desarrollo de 665 actividades, las cuales fueron reajustadas
a 350, vinculadas con auditorías, exámenes de cuenta, revisión de actas de entrega,
seguimientos, procedimientos de potestad investigativa y determinación de responsabilidades,
sin embargo, no reflejan los recursos humanos, materiales y financieros requeridos
para el cumplimiento de tales actividades, en contravención de lo dispuesto en
el artículo 17 de las NGCI, el cual establece que las funciones del órgano de
control interno serán ejecutadas con base en un plan operativo anual, que
deberá estar orientado en atención a la misión de la institución, sus
competencias legales o estatutarias, el régimen jurídico aplicable y los
recursos humanos, materiales y financieros que permitan el normal desarrollo de
las actividades programadas. Cabe indicar que durante el ejercicio 2011, no
inició procedimientos de Potestad Investigativa. Los distintos instrumentos
manejados por la dependencia para controlar sus actividades deacuerdo con las exigencias de la
Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (Sunai) y de la Oficina de
Planificación y Presupuesto (OPP) del MPPRE, presentaron discrepancias y diferencias
en la información, ya que incorporan actuaciones concluidas como en proceso y a
la vez omiten algunas actividades programadas, sin indicar las desviaciones
ocurridas, causas, efectos y justificaciones, ni las medidas adoptadas, lo cual
limita su comparación e impide emitir un pronunciamiento sobre la gestión de la
dependencia, no obstante que la planificación es una función institucional
permanente, sujeta a evaluación periódica, y se deben establecer mecanismos que
permitan la evaluación y seguimiento del plan como se prevé en los artículos
16, 18 y 31 de las NGCI, en concordancia con el artículo 6, numeral 6
de la Ley Orgánica de
Planificación Pública y Popular (LOPPP), Gaceta Oficial Nº 6.011 Extraordinario
de fecha 21-12-2010. En 24 informes de auditorías, los hallazgos no describen
de manera precisa los hechos generadores de las desviaciones, ni los efectos
que éstos pudieran producir en las actividades objeto de análisis, inobservando
lo establecido en el artículo 25 de las Normas Generales de Auditoría de Estado
(NGAE), Gaceta Oficial Nº 36.229 de fecha 17-06-97, “Al término de la auditoría,
se presentará en forma escrita el informe, el cual deberá contener las observaciones
o hallazgos, identificando las causas y efectos de los mismos…”. Tal situación representa una limitación, para
las acciones correctivas tendentes a erradicar las deficiencias determinadas.
En relación con los
17 informes de los exámenes de cuentas, se exponen los resultados vinculados
con la verificación del cumplimiento de metas y objetivos formulados por la dependencia
evaluada, no obstante, que según los artículos 11 y 24, numeral 3, de las Normas
para la Formación, Rendición y Examen de las Cuentas de los Órganos del Poder Público
Nacional (NFRECOPPN), Gaceta Oficial Nº 38.496 de fecha 09-08-2006, debe efectuarse
dicha verificación.
Se encuentran
pendientes de examen y calificación, aproximadamente 763 cuentas correspondientes
a los ejercicios económicos financieros 2007 al 2011; de éstas, 760 corresponden
a Unidades Administradoras Desconcentradas del Servicio Exterior (UADSE) y 3 a la Unidad Administradora
Central (UAC). Al respecto, se precisó que 490 cuentas (2009-2011), no han sido
reportadas como listas para su examen, 165 cuentas (2008), se encuentran en
revisión por parte de la UAI y 108 (2007) en etapa de informe preliminar, inobservando
lo establecido en el Capítulo IV “De las cuentas”, artículos 51 al 60 de la LOCGRSNCF,
en lo relativo entre otros a la formación, rendición, examen y calificación de las
mismas, así como lo indicado en el Manual de Normas y Procedimientos para las UADSE
del MPPRE, aprobado mediante Oficio N° MNP-001-(02-2003)/AI/DUO en fecha 20-03-2003,
el cual prevé que los responsables del manejo de fondos, en avance de cada Misión
en el exterior, deben elaborar y enviar al Órgano de Control Fiscal del MPPRE, dentro
de los 5 días hábiles siguientes al término de cada mes, la información correspondiente
a los gastos de funcionamiento ejecutados en el mes inmediatamente anterior,
acompañados de los comprobantes de pago originales efectuados y ordenados correlativamente.
El retraso en la
remisión de las cuentas, limita la revisión oportuna de las mismas y por ende,
el ejercicio de las posibles acciones fiscales que se deriven de las operaciones
y resultados de la gestión objeto de examen. Se precisó que durante el
ejercicio económico financiero 2011, la UAI del MPPRE llevó a cabo actuaciones
fiscales en las UADSE, dirigidas entre otros, a la revisión y análisis de las operaciones
financieras y presupuestarias realizadas por las siguientes dependencias: Embajada
de la República Bolivariana de Venezuela ante el Reino de los Países Bajos (2009-2010),
Malasia (2009-marzo 2011), y en la Oficina Consular de la República Bolivariana
Venezuela en Manaos (2009-2011), en cuyos informes definitivos se observan situaciones
que constituyen indicios de presuntas responsabilidades administrativas, en proceso
de valoración jurídica. Al respecto, cabe referir que tales operaciones se corresponden
con el objeto del examen de cuentas, como es, entre otros, comprobar la exactitud,
sinceridad y corrección de las operaciones en la administración, manejo y
custodia de los recursos, así como la existencia del soporte documental, por
consiguiente, realizable en la sede del MPPRE, como bien eran efectuados por
esta Contraloría General, los exámenes de cuenta de todas las dependencias del
servicio exterior, hasta que fue transferida dicha competencia a las UAI,
mediante Resolución Nº 01-00-000237 de fecha 08-08-2006, Gaceta Oficial Nº
38.456 de fecha 09-08-2006, que dictó las NFRECOPPN.
En el caso particular
de esa UAI, a través del Oficio Nº 05-03-509 de fecha 15-05-2007, se le envió relación
de las cuentas de gastos correspondientes a los ejercicios presupuestarios
anteriores al año 2005, las cuales no habían sido rendidas ante este Organismo
Contralor al 31-12- 2006, y por tanto, el examen de las mismas quedó bajo la
responsabilidad de la UAI, según lo establecido en el artículo 41 de las
citadas Normas.
Los papeles de
trabajo que sustentan los resultados de las actuaciones fiscales carecen de referencias
cruzadas con los informes respectivos, lo que dificulta su revisión, así como
la vinculación con los hallazgos y el alcance de dichas actividades,
incrementándose la posibilidad de extravío de la documentación. Con ello, se
desatienden los preceptos técnicos del artículo 23 de las NGAE, según los
cuales: “… El auditor deberá organizar un registro completo y detallado en
forma de papeles de trabajo debidamente agrupados y referenciado…”, en
concordancia con el numeral 10 del Capítulo V, de los Lineamentos para la
Organización y Funcionamiento de las UAI.
Los créditos
presupuestarios para el funcionamiento de la Unidad están agrupados junto con los
de otras unidades ejecutoras locales, dentro de la Acción Centralizada “Gestión
Administrativa”, siendo dicho presupuesto administrado por la UAC, sólo está en
la acción específica 060014001 la partida viáticos y pasajes de la UAI, por Bs.
593,22 mil, lo cual no se corresponde con las disposiciones establecidas en el
numeral 1, del artículo 25, de la LOCGRSNCF.
En cuanto al personal
asignado a la UAI, se evidenció que de los 48 empleados que la integran, 6
están en condición de contratados y 1 de ellos ejerce funciones públicas
relativas al control y a los asuntos jurídicos que pudieran derivar en el
ejercicio de potestades investigativas y sancionatorias, no obstante que el
artículo 37 de la Ley del Estatuto de la Función Pública (Gaceta Oficial Nº
37.522 de fecha 06-09-2002), dispone que solo podrá procederse por la vía del
contrato en aquellos casos en que se requiere personal altamente calificado, y
prohíbe la contratación para realizar funciones correspondientes a los cargos previstos
en la citada Ley. En consecuencia, las referidas funciones están siendo
ejercidas por quienes carecen de cualidad para tal fin, toda vez que deben ser
realizadas por funcionarios de carrera o de libre nombramiento y remoción, en
los términos dispuestos en el artículo 19 de la precitada Ley.
Recomendaciones
La máxima autoridad del MPPRE
deberá exigir a la UAC y a las UADSE, la formación y rendición de
aproximadamente 490 cuentas de los años 2009 al 2011 y concluir las 273 cuentas
que están en proceso, a los fines de regularizar la situación del examen de las
763 cuentas pendientes.
La UAI debe practicar el
examen de las cuentas de gastos de las UADSE, en la sede del MPPRE, a los fines
de verificar la corrección en la administración, manejo o custodia de los
recursos y ejercer de ser el caso, las acciones fiscales que correspondan.
La Oficina de Planificación y
Presupuesto del MPPRE debe evaluar los proyectos de Reglamento Interno y Manual
de Normas y Procedimientos para el Examen de la Cuenta de Gastos de las
Unidades Administradoras Desconcentradas en el Servicio Exterior, para su
consideración y aprobación.
Debe disponer lo pertinente a
los fines de que sea convocado el concurso público para la provisión del cargo
de Auditor Interno, con el objeto de dar cumplimiento a las disposiciones
previstas en los artículos 27 y 30 de la LOCGRSNCF y del Reglamento sobre los
Concursos Públicos para la Designación de Contralores Distritales y Municipales
y los Titulares de las UAI de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal,
Distrital y Municipal y sus entes Descentralizados.
Al Auditor Interno
La UAI debe establecer
mecanismos de control que permitan formular, evaluar e informar a la máxima
autoridad jerárquica sobre el cumplimiento de metas, con indicación de las desviaciones
ocurridas, sus causas, efectos, justificación y medidas adoptadas.
Los informes y papeles de
trabajo de las actuaciones fiscales de la UAI, deben ser formulados y
estructurados de conformidad con los lineamientos establecidos en las NGAE.
Info ubicada por :
0212-6191140 / 0412-9997237
