EXPOSITOR
Carlos Antonio Portal Rueda
INGENIERO INDUSTRIAL
Asunción – Paraguay
PROGRAMA DE ESTUDIOS DE COSTOS LOGISTICOS
DESCRIPCION
En la primera sesión se estudia el concepto de costos y se lo compara con el concepto de costo logístico. Se revisa los elementos del cálculo de costos: costos fijos, variables, y semi variables.
En la segunda sesión se analiza las posibles causas de generación de los costos logísticos:
La tercera sesión presenta como confeccionar indicadores logísticos que ayuden a la identificación. Diseña una metodología para minimizar los costos logísticos.
La cuarta y última sesión muestra el método KAIZEN y su aplicación en la Gestión de Costos Logísticos. El concepto de Kaizen como sistema de mejora continua, los costos de la calidad. La reducción de costos.
OBJETIVOS
CONTENIDO
Sesión 1 – CONCEPTOS BASICOS
q Que son los Gastos y los Costos
q Cuales son los Costos Logísticos.
q Que acciones influyen en los costos logísticos.
Sesión 2 – CAUSAS DE COSTOS LOGISTICOS
q Costos Logísticos generados en el Aprovisionamiento (Compras)
q Costos Logísticos generados en el Almacenamiento
q Costos Logísticos generados en la Gestión de stocks
q Costos Logísticos generados en el Transporte Interno
q Costos Logísticos generados en el Procesamiento de Ordenes de Trabajo
q Costos Logísticos generados en la Distribución de Productos Terminados
q Costos Logísticos generados en las Ventas y Servicios al Cliente.
q Costos Logísticos generados por la No Calidad
Sesión 3 – LOS INDICADORES LOGÍSTICOS
q Como controlamos los costos logísticos
q Definición de Indicadores
q Que son los indicadores logísticos
q Objetivos de los indicadores logísticos
q Esquema de implantación
q Clases de indicadores de gestión
q Principales indicadores de gestión
Sesión 4 – MINIMIZACION DE LOS COSTOS LOGISTICOS: PRODUCTIVIDAD - KAIZEN.
BIBLIOGRAFIA
Sesión 1
CONCEPTOS BASICOS
q Que son los Gastos y los Costos
q Cuales son los Costos Logísticos.
q Que acciones influyen en los costos logísticos.
QUE SON LOS GASTOS Y LOS COSTOS
Al realizar su función las empresas incurren en una serie de gastos y de costos que es necesario tener en cuenta para la buena organización y administración de aquéllas.
En términos generales Gasto significa
Costo es
Características de los costos y su relación con los gastos
Como diferenciamos un costo de un gasto
Elementos importantes de los Costos y los Gastos
Si vemos el estado de resultados de una empresa, vamos a identificar los elementos más importantes de los costos y gastos
Estado de Resultados
Ingreso por ventas
( - ) Costo de Ventas
= Resultado Bruto
( - ) Gastos
= Resultado Liquido
Costo de Ventas (Costo de la producción vendida)
Materiales directos
Mano de obra directa
Costos indirectos de fabricación
= Costo de la producción del periodo
( + ) Inventario inicial de productos en proceso
( - ) Inventario final de productos en proceso
= Costo de la producción terminada
( + ) Inventario inicial de productos terminados
( - ) Inventario final de productos terminados
= Costo de la producción vendida
Gastos
CUALES SON LOS COSTOS LOGISTICOS
En ningún lado del estudio de los costos y gastos de una empresa encontramos algo que se llame Costo o Gasto Logístico.
¿Qué es entonces el costo logístico?.
Es la suma de los costos ocultos involucrados cuando se mueven y almacenan materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes. En estos se incluyen:
Estos costos ocultos que se generan durante el proceso logístico (proceso de mover y almacenar materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes), están relacionados con la eficiencia y eficacia de dicho proceso (y su medida la productividad), la calidad, etc.
Eficiencia – Hacer las cosas bien.
Es la capacidad de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización.
Eficacia – Hacer lo que se debe hacer
Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados y hacer que se cumplan
Productividad – La medida de la Eficiencia y la Eficacia
Eficiencia + Eficacia = Productividad
Índice de Productividad
El índice de productividad es el que nos indica el nivel de eficiencia y eficacia alcanzada. Se calcula relacionando los bienes y servicios producidos y los recursos invertidos en su producción
Índice de Productividad = Cantidad de bienes y servicios / factores de producción empleados
TRABAJADORES
PRODUCCION TOTAL
INDICE DE PRODUCTIVIDAD
1
60
60
2
170
85
3
320
106,6
4
390
97,5
5
440
88
6
470
78,3
7
480
68,5
8
400
50
El Desarrollo de los costos constituye una de las actividades más crítica en el diseño y operación de los Sistemas Logísticos y es también la que presenta la mayor dificultad en parte por la falta de definición o entendimiento acerca de la estructura de los costos que afectan la conducta de los Sistemas Logísticos
Típicamente, los sistemas contables convencionales agrupan los costos en amplias categorías agregadas que no permiten un análisis detallado para identificar los costos logísticos. Tradicionalmente los procesos contables de costos que se han usado no proporcionan la información necesaria para realizar un análisis efectivo de los costos de un Sistema Logístico.
El problema principal es que todos los costos logísticos en la mayoría, si no es en todas las empresas, generalmente están ocultos y asignados en la contabilidad a diferentes departamentos involucrados en el proceso, y no están identificados como costos logísticos.
De lo anterior se derivan dos situaciones.
Esta situación tiene enormes implicaciones que impactan negativamente en la rentabilidad de las empresas. Veamos algunas de estas.
Situaciones como estas se viven todos los días en las empresas, y lo peor de todo no es tanto que existan, sino que se hace muy poco esfuerzo para corregirlas.
QUE ACCIONES INFLUYEN EN LOS COSTOS LOGISTICOS
Con la finalidad de poder valorar las acciones que influyen en los costos Logísticos se hace imprescindible analizar ciertos aspectos de interés dentro de los cuales se destacan:
PRINCIPIOS BÁSICOS DE LOS COSTOS LOGÍSTICOS
El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logístico parte del enfoque que se brinde o se oriente a los mismos. Es decir, en esencia encaminar los esfuerzos hacia la identificación de los costos asociados. Los métodos contables tradicionales, carecen de un enfoque dirigido a estos propósitos, sobre todo porque fueron diseñados atendiendo a otras necesidades.
Para poder aplicar estos principios se requiere una nueva concepción de los costos, es decir que en primer lugar se debe definir el sistema logístico y luego identificar los costos asociados.
Un sistema logístico de costo efectivo debe buscar determinar el costo total del sistema para alcanzar los objetivos logísticos deseados (Salidas del sistema) y el costo de las varias entradas implicadas en alcanzar estas salidas.
CATEGORÍAS DE LOS COSTOS LOGÍSTICOS.
Los Costos logísticos agrupan todos los costos adheridos a las funciones de la empresa, que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos informativos asociados. Se debe expresar, que el desarrollo de los costos es una de las actividades más crítica en el diseño y operación de los sistemas logísticos y es también la que presenta la mayor dificultad, en parte por la falta de definición o entendimiento acerca de la estructura de los costos que afectan la conducta de un sistema.
Las categorías sobre los que se aplican los costos logísticos y los conceptos sobre los que se utilizan los mismos están en correspondencia con la secuencia del flujo, siendo los mismos:
a) Los costos operacionales.
b) Los costos de transportación.
LOS COSTOS OPERACIONALES.
Estos costos son los que están relacionados con las facilidades logísticas como son por ejemplo los almacenes, centros de distribución mercados concentradores, etc.
Los costos operacionales pueden ser de dos tipos
Los Costos Discontinuos
Están en función de la circulación y presentan valores constantes para ciertos y determinados rangos de circulación.
Figura No. 1 Representación de los Costos Discontinuos
Para la circulación de 0 a t1 el valor del costo será de Co, entre t1 y t2, el costo incurrido es de C1 y así sucesivamente el costo que se incurre cuando la circulación es cero (Co) es un costo fijo.
Los costos discontinuos pueden ser originados por diferentes factores que incluyen:
Los Costos Continuos
Están en función de la circulación y no son generalmente lineales aunque en cualquier instancia pueden ser representados como un costo lineal.
Estos costos comprenden, los elementos siguientes
Clasificación de los costos operacionales en dependencia de su función logística
Los costos operacionales pueden estar clasificados en dependencia de su función logística, como:
Como se calculan los costos operacionales
Los Costos Operacionales generalmente se calculan atendiendo a la aplicación de diferentes criterios, o procedimientos, a continuación se señala el empleado por Mac Kibbin el cual se ilustra en la siguiente tabla.
Tabla No.1 Costos Operacionales
Ref
Descripción
Valor Capital
Depreciación
Equivalente anual
Costos Operacionales
Costo Total
Mantenimiento
Electricidad
Generales
1
Edificaciones
5%
2
Est P – Paletas
10%
3
S. Alm. Movil
14,3 %
4
Paletas
20%
5
Niveladores de andenes
10%
6
Baterias
20%
7
E. Limpieza
20%
Uno de los elementos más importantes y que incide de manera significativa en los costos operacionales es el asociado a los mantenimientos en la siguiente tabla se pueden apreciar algunos valores seleccionados para tales propósitos.
Tabla No.2 Elementos a Considerar en los Costos Operacionales
LOS COSTOS DE TRANSPORTACIÓN.
El movimiento de las mercancías desde su origen hasta sus respectivos destinos constituye en la mayoría de los casos uno de los componentes más importantes del costo logístico.
Los costos de transporte, están relacionados con los orígenes y destinos, las mercancías, la modalidad de transporte empleada y el peso o volumen de mercancías transportadas y tienen la característica de comportarse de forma discontinua para una etapa determinada.
Por su diferentes composición y estructura, convienen diferenciar dos tipos de transporte y en consecuencia también sus costos
Transporte a Larga Distancia
En los transportes a largas distancias, Independientemente del modo elegido (camión, avión, ferrocarril, etc.) los costos están directamente ligados al peso, volumen y distancia a recorrer hasta el punto de destino, de forma tal que cada modo tiene asociado un modo, el tamaño de la carga determina dicho coeficiente, generando una escala de tarifas.
Para el transporte a larga distancia por carretera, en la mayoría de los casos, este transporte es contratado a empresas que han nacido y crecido al amparo de un gran fabricante que les ha asegurado un gran volumen, permitiéndoles cubrir los elevados costos fijos iniciales, posteriormente esas empresas han ido contratando a otros fabricantes de productos similares y que realizan entregas en puntos cercanos, generándose así un principio de especialización.
Transporte de Distribución.
Debido a la especialización que requiere este tipo de transporte, ya que el conductor debe conocer bien los productos transportados, las rutas, la calidad de algunos productos, el cambio y devolución de mercancías, etc.
LOS RANGOS DE RELEVANCIAS.
Este rango de circulación o volumen se define como el valor máximo y mínimo que es aceptado desde un punto de vista teórico y. práctico
Por ejemplo:
De las reflexiones anteriores, se pueden realizar los comentarios siguientes:
RENTABILIDAD DIRECTA.
Un análisis aislado de los costos logísticos, no permite percibir de una manera efectiva las conductas económicas de los sistemas logisticos por lo cual todo estos tipos de valoraciones deben venir acompañada de la observación de estudios y formulaciones encaminadas a la evaluación de la rentabilidad directa tanto del Cliente como del producto.
La Rentabilidad Directa del Cliente (RDC).
Los sistemas contables tradicionales, presenta un grado de incertidumbre a la hora de definir y precisar las exigencias administrativas en cuanto a la respuesta de ¿Cual es el grado de rentabilidad de un cliente comparado con otro?
Comúnmente, la rentabilidad de un cliente se calcula solo a nivel de beneficio bruto; en otras palabras, los ingresos netos de venta generados por el cliente en un periodo determinado, menos el precio de costo de los productos vendidos.
Sucede por ejemplo, que existen muchos costos que debieron haber sido tomados en consideración para poder analizar la rentabilidad real de un cliente determinado o de un segmento o canal de mercado deseado.
A menudo también, se realiza el análisis de las cuentas de pérdidas y ganancia de los clientes específicos de las empresas tomando como base de valoración el formato que se ilustra en la siguiente tabla.
Tabla.- Análisis de las Cuentas de Perdidas y Ganancia de los Clientes
La Rentabilidad Directa del Producto (RDP).
Una de las aplicaciones que es usada en los Análisis logísticos de costo y ha tenido una amplia aceptación, en la esfera de la circulación y producción minorista es la técnica conocida como rentabilidad directa del producto o simplemente RDP.
En esencia, se puede expresar que es un procedimiento análogo al análisis de rentabilidad del cliente en el sentido que parte de la intención de identificar todos los costos que van unidos a un producto o un pedido a medida que avanza por el canal de distribución.
La idea que encierra la RDP es que en variadas transacciones el cliente incurre en costos distinto al del precio inmediato de compra del producto. A veces, estos costos permanecen ocultos y a menudo pueden ser sustanciales, lo bastante grandes como para reducir o incluso eliminar el beneficio neto de un producto en particular.
Los costos logísticos se hacen visibles cuando se logra medir con eficiencia las áreas estratégicas del proceso logístico. Existen numerosos costos no visibles que, si no se observan a tiempo, pueden ocasionar grandes pérdidas en la empresa (o dejar de percibir mayores utilidades).
La clave es realizar mediciones periódicas y sistematizadas sobre la evolución de la productividad de la mano de obra directa, tratar de mantener el stock, evitar grandes desplazamientos entre el depósito de materias primas y el centro productivo, comprarles a proveedores que trabajen con certificaciones de calidad y tercerizar algunas áreas en las que no seamos competentes.
Una célebre frase empresaria a nivel mundial afirma que para poder gestionar, hay que saber medir. Pero, por lo general, la empresa focaliza su atención en resolver los problemas del día a día, con esto pierde tiempo e incluso, en algunos casos, no le otorga la importancia que merece a un ítem que, con el correr de los meses, puede provocarle pérdidas importantes de sumas de dinero.
Los denominados costos logísticos están presentes en la mayoría de las empresas. La clave es detectarlos a tiempo a través de distintas mediciones que automaticen los principales procesos de la firma y, lograr así, la reducción o eliminación de esa erogación innecesaria.
Todo empresario conoce cuáles son sus costos a la hora de emprender un negocio: los impuestos, los servicios, salarios, el alquiler de un local. Pero los famosos costos logísticos no los puede cuantificar de una forma sencilla. Y esto no significa que no existan.
Indefectiblemente, para detectar los costos logísticos hay que medir la eficiencia de todos los sectores involucrados. En una empresa, sin importar el sector al que pertenezca, se debe definir y enfocar la mirada hacia las áreas logísticas claves en la firma. Aquellas, en las que de producirse desvíos conllevaría una gran pérdida en el rendimiento total de la empresa.
Los costos logísticos aparecen cuando se miden estas áreas estratégicas con visión de costos. Por ejemplo, cuánto de valor se añade al movimiento de materiales y no costos innecesarios. Esto habitualmente no sucede en la mayoría de las empresas.
En la mayoría de los casos, las empresas trabajan con el sistema costo - resultante. Es decir, la división del total de erogaciones que contabilizan por la cantidad de productos obtenidos (lo que determina el costo unitario). Así, no se puede establecer ningún tipo de medición de eficiencia.
¿Cómo se debería hacer?
Miyaji recomienda encarar algún tipo de normalización, criterio, medición, que establezca el adecuado uso de todos los recursos.
ATACAR LAS BARRERAS INICIALES
El principal obstáculo que da como resultante la medición de un proceso es la falta de desarrollo de un sistema de mejora de la información. "Es primordial fijar una buena organización interna.
Para ello se tiene que contratar a una persona especializada, que se encargue específicamente de llevar adelante la planilla de costos internos, ya sea manejando un software de gestión para automatizar la contabilidad y clarificar la relación cliente/ producto/ ingreso.
Esta idea es compartida y reforzada por Frías, quien enfatiza que "en general los empresarios conocen muy bien en qué gastan, porque son obsesivos del control, pero no los por qué. No llevan, por ejemplo, un correcto control sobre la diversidad y cantidad de clientes que tiene, sus canales de distribución, simplemente se adaptan y tratan de satisfacer a los clientes.
Según Frías, de esta manera los empresarios enfrentan una carga en cuanto a los costos diferenciales de cada negocio, y es justamente por ese lado donde tienen mucho para ganar si mejora la medición relacionada a los clientes y productos, ya que podrían tener más claro qué les aporta cada negocio a su rentabilidad.
Por otro lado, respecto a la comercialización, Giménez, aconseja instrumentar canales de distribución innovadores que aseguren reducción de gastos de entrega y cobranza.
Las improductividades y el material desperdiciado forman parte de los costos logísticos donde cobra un protagonismo primordial la falta de capacitación permanente del personal en todas las áreas.
En base a la opinión y a los estudios de analistas consultados, son muchos y variados los costos no observables a simple vista, pero que a través de distintos métodos saltan como un pez en el agua.
Entre ellos, se destacan:
Sesión 2
CAUSAS DE COSTOS LOGISTICOS
COSTOS LOGISTICOS GENERADOS EN EL APROVISIONAMIENTO (COMPRAS)
Los costos logísticos generados en el aprovisionamiento (compras) ocurren por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido porque:
Ejemplos a compartir de la experiencia de los participantes
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
COSTOS LOGISTICOS GENERADOS EN EL ALMACENAMIENTO Y LA GESTION DE STOCKS
Los costos logísticos generados en el almacenamiento y la gestión de stocks ocurren por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido porque:
Ejemplos a compartir de la experiencia de los participantes
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
COSTOS LOGISTICOS GENERADOS EN EL TRANSPORTE INTERNO
Los costos logísticos generados en el transporte interno ocurren por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido porque:
Ejemplos a compartir de la experiencia de los participantes
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
COSTOS LOGISTICOS GENERADOS EN EL PROCESAMIENTO DE ORDENES DE TRABAJO
Los costos logísticos generados en el procesamiento de ordenes de trabajo ocurren por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido porque:
Ejemplos a compartir de la experiencia de los participantes
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Lic Victor Castillo
www.Tubalancepersonal.com
02124192204 / 04129997237
ordenmultiple@yahoo.es
Carlos Antonio Portal Rueda
INGENIERO INDUSTRIAL
Asunción – Paraguay
PROGRAMA DE ESTUDIOS DE COSTOS LOGISTICOS
DESCRIPCION
En la primera sesión se estudia el concepto de costos y se lo compara con el concepto de costo logístico. Se revisa los elementos del cálculo de costos: costos fijos, variables, y semi variables.
En la segunda sesión se analiza las posibles causas de generación de los costos logísticos:
- En la Gestión de Compras: Tramites administrativos, inadecuada selección de proveedores, mala recepción, etc.
- En la Gestión de stocks y Almacenes: Gastos operativos , costos de inventario, embalaje, almacenaje, inversiones y retornos en tecnologías de la información, transporte y gestión Costos directos, costos indirectos, elementos que componen el costo: costo inicial, costos operativos, costos de mantenimiento, costos de obsolescencia, costos de renovación y costos de mano de obra. Costo de las operaciones de almacenaje, manipulación, equipos, eficacia en las operaciones de depósito, los indicadores de rendimiento. Costos y concepto del stock de seguridad, balance entre servicio y costo de stock, la cantidad económica de pedido, los costos en el control del stock: costo medio de hacer un pedido, costo medio de mantener stock, costo medio de ruptura del stock.
- En la Gestión de Transporte y Distribución: Costos directos y costos indirectos, los elementos del costo en el transporte: costo inicial, costos operativos, costos de mantenimiento, costos de obsolescencia, costos de renovación y costos de mano de obra. Costos directos de la explotación de un vehículo. Efectos de los costos, costos operativos totales. Control del rendimiento operativo y control, medición de eficacia y sus ratios.
La tercera sesión presenta como confeccionar indicadores logísticos que ayuden a la identificación. Diseña una metodología para minimizar los costos logísticos.
La cuarta y última sesión muestra el método KAIZEN y su aplicación en la Gestión de Costos Logísticos. El concepto de Kaizen como sistema de mejora continua, los costos de la calidad. La reducción de costos.
OBJETIVOS
- Brindar las herramientas y conocimientos que permitan estudiar, analizar y minimizar los costos logísticos que se generan en toda empresa
CONTENIDO
Sesión 1 – CONCEPTOS BASICOS
q Que son los Gastos y los Costos
q Cuales son los Costos Logísticos.
q Que acciones influyen en los costos logísticos.
- Principios Básicos de los Costos Logísticos
- Categoría de los Costos Logísticos
- Rangos de Relevancia.
- Rentabilidad Directa.
- Atacar las barreras iniciales.
- Variantes de los costos logísticos
Sesión 2 – CAUSAS DE COSTOS LOGISTICOS
q Costos Logísticos generados en el Aprovisionamiento (Compras)
q Costos Logísticos generados en el Almacenamiento
q Costos Logísticos generados en la Gestión de stocks
q Costos Logísticos generados en el Transporte Interno
q Costos Logísticos generados en el Procesamiento de Ordenes de Trabajo
q Costos Logísticos generados en la Distribución de Productos Terminados
q Costos Logísticos generados en las Ventas y Servicios al Cliente.
q Costos Logísticos generados por la No Calidad
Sesión 3 – LOS INDICADORES LOGÍSTICOS
q Como controlamos los costos logísticos
q Definición de Indicadores
q Que son los indicadores logísticos
q Objetivos de los indicadores logísticos
q Esquema de implantación
q Clases de indicadores de gestión
q Principales indicadores de gestión
Sesión 4 – MINIMIZACION DE LOS COSTOS LOGISTICOS: PRODUCTIVIDAD - KAIZEN.
- Minimización de los Costos Logísticos a través de la Gestión del Proceso Logístico
- Identificación del trazado estratégico
- Diseño del proceso logístico
- Implementación
- Retroalimentación
- Como obtener productividad
- Destreza
- Planificación
- Deseo
- El Kaizen
BIBLIOGRAFIA
- Ronald H. Ballou. Logística Empresarial. Ediciones Díaz de Santos S.A.
- Armando Valdés Palacios. Administración Logística. Esan – Lima _ Perú.
- Martin Christopher Logistics and Supply Chain Management Strategies for Reducing Costs and Improving Services. FT Pitman Publishing 1992.
- Martin Christopher Logística y Aprovisionamiento. FT Folio Carrera Edición Printer Industria 1994.
- Ignacio Soret los Santos. Logística y Marketing para la Distribución Comercial Editorial ESIC Madrid 1999.
- James F. Robeson, & Robert G. House The Distribution Handbook Editorial THE Free press New York 1998.
- Jordi Pau Cos, Ricardo de Navascues. Manual de Logística Integral editorial Díaz Santos. 2003
Sesión 1
CONCEPTOS BASICOS
q Que son los Gastos y los Costos
q Cuales son los Costos Logísticos.
q Que acciones influyen en los costos logísticos.
- Principios Básicos de los Costos Logísticos
- Categoría de los Costos Logísticos
- Rangos de Relevancia.
- Rentabilidad Directa.
- Atacar las barreras iniciales.
- Variantes de los costos logísticos
QUE SON LOS GASTOS Y LOS COSTOS
Al realizar su función las empresas incurren en una serie de gastos y de costos que es necesario tener en cuenta para la buena organización y administración de aquéllas.
En términos generales Gasto significa
- …egreso, salida de dinero, desprenderse de dinero con fines que no sean los de inversión.
- Desde el punto de vista empresarial, los gastos son aquellos pagos efectuados o por efectuar que la empresa tiene que realizar para llevar a cabo sus operaciones, aunque no haya salida de dinero inmediatamente.
Costo es
- El gasto que realiza la empresa para llevar a cabo sus actividades operativas.
- Los costos de una empresa son los gastos que esta va incorporando al proceso productivo
- La adquisición de un inmueble provoca un gasto, que se transforma en costo a medida que su amortización es incorporada al proceso operativo
Características de los costos y su relación con los gastos
- Se considera al conjunto de gastos como un todo, y a los costos como una parte de ellos
- Otra forma de explicar los costos es señalarlos como gastos aplicados en el proceso de obtener los bienes o prestar los servicios.
- Es decir, los costos constituyen los pagos a los insumos o también las remuneraciones a los factores que intervienen en el proceso de operacion.
Como diferenciamos un costo de un gasto
- El costo existe cuando obtenemos bienes o servicios.
- Si compramos y no procesamos un bien o servicio, el costo de operacion desaparece y solo subsiste el costo de compra
- El gasto que estuvo y no deja de estar después de elegir comprar y no procesar siempre fue gasto y nunca llega a ser costo
Elementos importantes de los Costos y los Gastos
Si vemos el estado de resultados de una empresa, vamos a identificar los elementos más importantes de los costos y gastos
Estado de Resultados
Ingreso por ventas
( - ) Costo de Ventas
= Resultado Bruto
( - ) Gastos
= Resultado Liquido
Costo de Ventas (Costo de la producción vendida)
Materiales directos
Mano de obra directa
Costos indirectos de fabricación
= Costo de la producción del periodo
( + ) Inventario inicial de productos en proceso
( - ) Inventario final de productos en proceso
= Costo de la producción terminada
( + ) Inventario inicial de productos terminados
( - ) Inventario final de productos terminados
= Costo de la producción vendida
Gastos
- Gastos de Administración.
- Gastos de Distribución y Ventas.
- Gastos Financieros
CUALES SON LOS COSTOS LOGISTICOS
En ningún lado del estudio de los costos y gastos de una empresa encontramos algo que se llame Costo o Gasto Logístico.
¿Qué es entonces el costo logístico?.
Es la suma de los costos ocultos involucrados cuando se mueven y almacenan materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes. En estos se incluyen:
- Costos del aprovisionamiento (compras)
- Costos de almacenamientos
- Costos de Inventarios
- Costos del transporte interno
- Costos de la distribución de productos terminados
- Costos del personal involucrado en estas tareas, etc.
Estos costos ocultos que se generan durante el proceso logístico (proceso de mover y almacenar materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes), están relacionados con la eficiencia y eficacia de dicho proceso (y su medida la productividad), la calidad, etc.
Eficiencia – Hacer las cosas bien.
Es la capacidad de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización.
- Es el logro de las metas con la menor cantidad de recursos
Eficacia – Hacer lo que se debe hacer
Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados y hacer que se cumplan
- Se es eficaz cuando se cumplen las metas u objetivos
Productividad – La medida de la Eficiencia y la Eficacia
Eficiencia + Eficacia = Productividad
- La productividad es el resultado del esfuerzo físico y mental del hombre y no el resultado de una tecnología mas sofisticada (Una mayor producción si es el resultado de esta, pero esto no implica mayor productividad)
Índice de Productividad
El índice de productividad es el que nos indica el nivel de eficiencia y eficacia alcanzada. Se calcula relacionando los bienes y servicios producidos y los recursos invertidos en su producción
Índice de Productividad = Cantidad de bienes y servicios / factores de producción empleados
TRABAJADORES
PRODUCCION TOTAL
INDICE DE PRODUCTIVIDAD
1
60
60
2
170
85
3
320
106,6
4
390
97,5
5
440
88
6
470
78,3
7
480
68,5
8
400
50
El Desarrollo de los costos constituye una de las actividades más crítica en el diseño y operación de los Sistemas Logísticos y es también la que presenta la mayor dificultad en parte por la falta de definición o entendimiento acerca de la estructura de los costos que afectan la conducta de los Sistemas Logísticos
Típicamente, los sistemas contables convencionales agrupan los costos en amplias categorías agregadas que no permiten un análisis detallado para identificar los costos logísticos. Tradicionalmente los procesos contables de costos que se han usado no proporcionan la información necesaria para realizar un análisis efectivo de los costos de un Sistema Logístico.
El problema principal es que todos los costos logísticos en la mayoría, si no es en todas las empresas, generalmente están ocultos y asignados en la contabilidad a diferentes departamentos involucrados en el proceso, y no están identificados como costos logísticos.
De lo anterior se derivan dos situaciones.
- Primero, es imposible identificar cada elemento del costo logístico. Por ejemplo, el costo del personal del almacén no contempla la productividad de dicha mano de obra.
- Segundo, es imposible extraer automáticamente del sistema contable un número total de costo logístico, ósea, nadie sabe cuál es este costo. El resultado es que muy pocas empresas tienen una idea de este número y de su composición.
Esta situación tiene enormes implicaciones que impactan negativamente en la rentabilidad de las empresas. Veamos algunas de estas.
- Una primera implicación es que al no tener una idea de los principales elementos del costo logistico y de su magnitud, se pueden estar haciendo esfuerzos para reducir elementos de costo que no son importantes y se deja de hacer esfuerzos sobre otros más importantes.
- Una segunda gran implicación es que no se tiene un esfuerzo total e integral como empresa por reducir el costo total. Se tienen esfuerzos parciales que en muchos casos no tienen el poder suficiente para realizar acciones relevantes y trascendentales.
- Tercero, es muy común que se toman decisiones para mejorar un eslabón y reducir su costo, pero al no visualizar toda la cadena, se pueden incurrir costos en otras partes y a final se tiene un costo total mayor.
- Cuarto, una empresa que no tiene este costo, no tiene una idea por ejemplo de cuánto cuesta el servicio al mercado. En otras palabras, se hacen ofertas de servicio a los clientes sin tener una idea de su costo.
- Quinto, al no existir un claro entendimiento de los costos involucrados, de su magnitud relativa y su interrelación, se tienen sistemas de indicadores de desempeño en donde hay indicadores que no son relevantes, algunos otros que están en conflicto entre sí y que ponen en conflicto a las áreas involucradas o bien faltan indicadores relevantes.
- Por último, una consecuencia importante es que no existe una integración de la gente de departamentos de costos y finanzas (que parte de su labor debe ser promover acciones para incrementar la rentabilidad) con el con el personal involucrado en las áreas de logística.
Situaciones como estas se viven todos los días en las empresas, y lo peor de todo no es tanto que existan, sino que se hace muy poco esfuerzo para corregirlas.
QUE ACCIONES INFLUYEN EN LOS COSTOS LOGISTICOS
Con la finalidad de poder valorar las acciones que influyen en los costos Logísticos se hace imprescindible analizar ciertos aspectos de interés dentro de los cuales se destacan:
- Principios Básicos de los Costos Logísticos
- Categoría de los Costos Logísticos
- Rangos de Relevancia.
- Rentabilidad Directa.
PRINCIPIOS BÁSICOS DE LOS COSTOS LOGÍSTICOS
El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logístico parte del enfoque que se brinde o se oriente a los mismos. Es decir, en esencia encaminar los esfuerzos hacia la identificación de los costos asociados. Los métodos contables tradicionales, carecen de un enfoque dirigido a estos propósitos, sobre todo porque fueron diseñados atendiendo a otras necesidades.
- Uno de los principios básicos de los Costos Logísticos es que dicho sistema debería reflejar los costos del flujo material, es decir debería ser capaz de identificar los costos que resultan de mover los materiales desde los proveedores hasta los clientes.
- Un segundo principio es que el sistema debe ser capaz, de permitir efectuar análisis separados de los costos en función de los beneficios o rendimientos.
Para poder aplicar estos principios se requiere una nueva concepción de los costos, es decir que en primer lugar se debe definir el sistema logístico y luego identificar los costos asociados.
Un sistema logístico de costo efectivo debe buscar determinar el costo total del sistema para alcanzar los objetivos logísticos deseados (Salidas del sistema) y el costo de las varias entradas implicadas en alcanzar estas salidas.
CATEGORÍAS DE LOS COSTOS LOGÍSTICOS.
Los Costos logísticos agrupan todos los costos adheridos a las funciones de la empresa, que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos informativos asociados. Se debe expresar, que el desarrollo de los costos es una de las actividades más crítica en el diseño y operación de los sistemas logísticos y es también la que presenta la mayor dificultad, en parte por la falta de definición o entendimiento acerca de la estructura de los costos que afectan la conducta de un sistema.
Las categorías sobre los que se aplican los costos logísticos y los conceptos sobre los que se utilizan los mismos están en correspondencia con la secuencia del flujo, siendo los mismos:
a) Los costos operacionales.
b) Los costos de transportación.
LOS COSTOS OPERACIONALES.
Estos costos son los que están relacionados con las facilidades logísticas como son por ejemplo los almacenes, centros de distribución mercados concentradores, etc.
Los costos operacionales pueden ser de dos tipos
- Costos Discontinuos, que son aquellos que varían por etapas en función del volumen de circulación.
- Costos Continuos, que varían lineal o no linealmente con el volumen de circulación.
Los Costos Discontinuos
Están en función de la circulación y presentan valores constantes para ciertos y determinados rangos de circulación.
Figura No. 1 Representación de los Costos Discontinuos
Para la circulación de 0 a t1 el valor del costo será de Co, entre t1 y t2, el costo incurrido es de C1 y así sucesivamente el costo que se incurre cuando la circulación es cero (Co) es un costo fijo.
Los costos discontinuos pueden ser originados por diferentes factores que incluyen:
- La depreciación anual.
- El mantenimiento.
- Los gastos de dirección.
- Otros.
Los Costos Continuos
Están en función de la circulación y no son generalmente lineales aunque en cualquier instancia pueden ser representados como un costo lineal.
Estos costos comprenden, los elementos siguientes
- Efecto de la curva de aprendizaje.
- Economía de escala
Clasificación de los costos operacionales en dependencia de su función logística
Los costos operacionales pueden estar clasificados en dependencia de su función logística, como:
- Costo del Aprovisionamiento, representados por el costo de los pedidos.
- Costo de Almacenaje, representados por los costos del espacio, de las instalaciones, de manipulación y de tenencia de stock.
- Costo de la Información asociada representado por los costos de la administración logística.
Como se calculan los costos operacionales
Los Costos Operacionales generalmente se calculan atendiendo a la aplicación de diferentes criterios, o procedimientos, a continuación se señala el empleado por Mac Kibbin el cual se ilustra en la siguiente tabla.
Tabla No.1 Costos Operacionales
Ref
Descripción
Valor Capital
Depreciación
Equivalente anual
Costos Operacionales
Costo Total
Mantenimiento
Electricidad
Generales
1
Edificaciones
5%
2
Est P – Paletas
10%
3
S. Alm. Movil
14,3 %
4
Paletas
20%
5
Niveladores de andenes
10%
6
Baterias
20%
7
E. Limpieza
20%
Uno de los elementos más importantes y que incide de manera significativa en los costos operacionales es el asociado a los mantenimientos en la siguiente tabla se pueden apreciar algunos valores seleccionados para tales propósitos.
Tabla No.2 Elementos a Considerar en los Costos Operacionales
LOS COSTOS DE TRANSPORTACIÓN.
El movimiento de las mercancías desde su origen hasta sus respectivos destinos constituye en la mayoría de los casos uno de los componentes más importantes del costo logístico.
Los costos de transporte, están relacionados con los orígenes y destinos, las mercancías, la modalidad de transporte empleada y el peso o volumen de mercancías transportadas y tienen la característica de comportarse de forma discontinua para una etapa determinada.
Por su diferentes composición y estructura, convienen diferenciar dos tipos de transporte y en consecuencia también sus costos
- Transporte a larga Distancia. Es el transporte de mercancías entre productores y almacenes distribuidores
- Transporte de Distribución. Se conoce como el transporte, de mercancías entre productores y almacenes distribuidores hacia sus redes de punto de venta y clientes finales,
Transporte a Larga Distancia
En los transportes a largas distancias, Independientemente del modo elegido (camión, avión, ferrocarril, etc.) los costos están directamente ligados al peso, volumen y distancia a recorrer hasta el punto de destino, de forma tal que cada modo tiene asociado un modo, el tamaño de la carga determina dicho coeficiente, generando una escala de tarifas.
Para el transporte a larga distancia por carretera, en la mayoría de los casos, este transporte es contratado a empresas que han nacido y crecido al amparo de un gran fabricante que les ha asegurado un gran volumen, permitiéndoles cubrir los elevados costos fijos iniciales, posteriormente esas empresas han ido contratando a otros fabricantes de productos similares y que realizan entregas en puntos cercanos, generándose así un principio de especialización.
Transporte de Distribución.
Debido a la especialización que requiere este tipo de transporte, ya que el conductor debe conocer bien los productos transportados, las rutas, la calidad de algunos productos, el cambio y devolución de mercancías, etc.
- El transporte de distribución es habitual que sea realizado con personal y/o medios de la propia empresa.
- El costo del transporte está compuesto por el costo del personal conductor.
- En el caso del funcionamiento de camiones utilizados de menor tonelaje (4 a 6 ton.) la inversión requerida es menor, pero por sus características de funcionamiento, sus costos de mantenimiento son más elevados.
LOS RANGOS DE RELEVANCIAS.
Este rango de circulación o volumen se define como el valor máximo y mínimo que es aceptado desde un punto de vista teórico y. práctico
Por ejemplo:
- Un almacén no debe ser operado a menos que su capacidad de diseño sea aproximadamente 0,80 veces su capacidad teórica y por razones de diseño de ingeniería sus límites máximos no debe exceder a 1,10 su capacidad teórica.
- De este modo estos dos puntos constituyen el Rango de Relevancia para lo cual las precisiones de los costos son importantes y es el rango sobre lo cual las soluciones recomendadas deben operar el sistema propuesto.
De las reflexiones anteriores, se pueden realizar los comentarios siguientes:
- Los Costos Logísticos constituyen uno de los elementos más importante en el diseño de los Sistemas Logísticos ya que el conjunto de soluciones que se adopten en el proceso de diseño, tiene un denominador común que es él referente a que todas deben ser soluciones económicamente rentables.
- Además se debe indicar que en el proceso de auditoria que se realice dentro de un marco de confiabilidad, debemos descansar precisamente en el hecho del conocimiento y control de los costos.
RENTABILIDAD DIRECTA.
Un análisis aislado de los costos logísticos, no permite percibir de una manera efectiva las conductas económicas de los sistemas logisticos por lo cual todo estos tipos de valoraciones deben venir acompañada de la observación de estudios y formulaciones encaminadas a la evaluación de la rentabilidad directa tanto del Cliente como del producto.
La Rentabilidad Directa del Cliente (RDC).
Los sistemas contables tradicionales, presenta un grado de incertidumbre a la hora de definir y precisar las exigencias administrativas en cuanto a la respuesta de ¿Cual es el grado de rentabilidad de un cliente comparado con otro?
Comúnmente, la rentabilidad de un cliente se calcula solo a nivel de beneficio bruto; en otras palabras, los ingresos netos de venta generados por el cliente en un periodo determinado, menos el precio de costo de los productos vendidos.
Sucede por ejemplo, que existen muchos costos que debieron haber sido tomados en consideración para poder analizar la rentabilidad real de un cliente determinado o de un segmento o canal de mercado deseado.
- Los costos del servicio comienzan con el pedido y por consiguiente con los costos de procesamiento los cuales se diferencian de acuerdo con el número de líneas de productos en los pedidos y su complejidad.
- Además en estos análisis están presentes los costos de transportación, manejo de los materiales, inventarios y almacenaje.
- El principio básico del análisis de la rentabilidad del cliente es que el proveedor debe obtener todos los costos que son específicos de todas las cuentas individuales.
- Un enfoque útil de aplicar cuando se examinan, estos costos es formularse la pregunta ¿Qué costos evitaría si no hiciera ningún negocio con este cliente?. El éxito de usar el análisis de evitabilidad es que muchos casos de servicio al clientes son en realidad compartidos entre varios clientes.
A menudo también, se realiza el análisis de las cuentas de pérdidas y ganancia de los clientes específicos de las empresas tomando como base de valoración el formato que se ilustra en la siguiente tabla.
Tabla.- Análisis de las Cuentas de Perdidas y Ganancia de los Clientes
La Rentabilidad Directa del Producto (RDP).
Una de las aplicaciones que es usada en los Análisis logísticos de costo y ha tenido una amplia aceptación, en la esfera de la circulación y producción minorista es la técnica conocida como rentabilidad directa del producto o simplemente RDP.
En esencia, se puede expresar que es un procedimiento análogo al análisis de rentabilidad del cliente en el sentido que parte de la intención de identificar todos los costos que van unidos a un producto o un pedido a medida que avanza por el canal de distribución.
La idea que encierra la RDP es que en variadas transacciones el cliente incurre en costos distinto al del precio inmediato de compra del producto. A veces, estos costos permanecen ocultos y a menudo pueden ser sustanciales, lo bastante grandes como para reducir o incluso eliminar el beneficio neto de un producto en particular.
- Se debe destacar igual que las características fundamentales de un artículo (peso, volumen, almacenaje especial, …) varían con respecto a otros, los costos asociados variarán de igual modo.
- Mediante el análisis detallado de estos costes se pueden estudiar la forma de mejorar la rentabilidad directa de los productos por ejemplo rediseñando envases y/o embalaje incrementando la frecuencia de entrada, etc.
- Además estos análisis ayudan a elegir productos de mayor rentabilidad (distintas marcas), incrementar la utilización de aquellos circuitos de distribución que añaden menor coste de suministro a puntos de venta y tomar decisiones sobre posicionamiento de productos y diseños, en general, de políticas tácticas y estrategias.
Los costos logísticos se hacen visibles cuando se logra medir con eficiencia las áreas estratégicas del proceso logístico. Existen numerosos costos no visibles que, si no se observan a tiempo, pueden ocasionar grandes pérdidas en la empresa (o dejar de percibir mayores utilidades).
La clave es realizar mediciones periódicas y sistematizadas sobre la evolución de la productividad de la mano de obra directa, tratar de mantener el stock, evitar grandes desplazamientos entre el depósito de materias primas y el centro productivo, comprarles a proveedores que trabajen con certificaciones de calidad y tercerizar algunas áreas en las que no seamos competentes.
Una célebre frase empresaria a nivel mundial afirma que para poder gestionar, hay que saber medir. Pero, por lo general, la empresa focaliza su atención en resolver los problemas del día a día, con esto pierde tiempo e incluso, en algunos casos, no le otorga la importancia que merece a un ítem que, con el correr de los meses, puede provocarle pérdidas importantes de sumas de dinero.
Los denominados costos logísticos están presentes en la mayoría de las empresas. La clave es detectarlos a tiempo a través de distintas mediciones que automaticen los principales procesos de la firma y, lograr así, la reducción o eliminación de esa erogación innecesaria.
Todo empresario conoce cuáles son sus costos a la hora de emprender un negocio: los impuestos, los servicios, salarios, el alquiler de un local. Pero los famosos costos logísticos no los puede cuantificar de una forma sencilla. Y esto no significa que no existan.
Indefectiblemente, para detectar los costos logísticos hay que medir la eficiencia de todos los sectores involucrados. En una empresa, sin importar el sector al que pertenezca, se debe definir y enfocar la mirada hacia las áreas logísticas claves en la firma. Aquellas, en las que de producirse desvíos conllevaría una gran pérdida en el rendimiento total de la empresa.
Los costos logísticos aparecen cuando se miden estas áreas estratégicas con visión de costos. Por ejemplo, cuánto de valor se añade al movimiento de materiales y no costos innecesarios. Esto habitualmente no sucede en la mayoría de las empresas.
En la mayoría de los casos, las empresas trabajan con el sistema costo - resultante. Es decir, la división del total de erogaciones que contabilizan por la cantidad de productos obtenidos (lo que determina el costo unitario). Así, no se puede establecer ningún tipo de medición de eficiencia.
¿Cómo se debería hacer?
Miyaji recomienda encarar algún tipo de normalización, criterio, medición, que establezca el adecuado uso de todos los recursos.
- Es lo que se denomina relación insumo-producto.
- Es decir, cuánta materia prima se necesita para producir una unidad, cuántas horas hombre se requiere para producir esa unidad, cuánto tiempo de la instalación fabril para su elaboración.
- De esta manera, la empresa comienza a visualizar de una forma más clara los costos necesarios y con ello logra avanzar en la reducción de la ineficiencia.
ATACAR LAS BARRERAS INICIALES
El principal obstáculo que da como resultante la medición de un proceso es la falta de desarrollo de un sistema de mejora de la información. "Es primordial fijar una buena organización interna.
Para ello se tiene que contratar a una persona especializada, que se encargue específicamente de llevar adelante la planilla de costos internos, ya sea manejando un software de gestión para automatizar la contabilidad y clarificar la relación cliente/ producto/ ingreso.
Esta idea es compartida y reforzada por Frías, quien enfatiza que "en general los empresarios conocen muy bien en qué gastan, porque son obsesivos del control, pero no los por qué. No llevan, por ejemplo, un correcto control sobre la diversidad y cantidad de clientes que tiene, sus canales de distribución, simplemente se adaptan y tratan de satisfacer a los clientes.
Según Frías, de esta manera los empresarios enfrentan una carga en cuanto a los costos diferenciales de cada negocio, y es justamente por ese lado donde tienen mucho para ganar si mejora la medición relacionada a los clientes y productos, ya que podrían tener más claro qué les aporta cada negocio a su rentabilidad.
Por otro lado, respecto a la comercialización, Giménez, aconseja instrumentar canales de distribución innovadores que aseguren reducción de gastos de entrega y cobranza.
- Todo ello lleva a aprovechar administraciones integradas que evitan erogaciones burocráticas individuales y papelerío inútil.
- Hay que tecnificarse cada vez más vía leasing, sin comprar las maquinarias, evitar el mal uso o despilfarro de materias primas y capacitar al personal en forma permanente para recuperar productividad perdida.
Las improductividades y el material desperdiciado forman parte de los costos logísticos donde cobra un protagonismo primordial la falta de capacitación permanente del personal en todas las áreas.
En base a la opinión y a los estudios de analistas consultados, son muchos y variados los costos no observables a simple vista, pero que a través de distintos métodos saltan como un pez en el agua.
Entre ellos, se destacan:
- La improductividad de la mano de obra directa, que puede ser estimulada por el desgano de los operarios, por un mal clima laboral y un retraso salarial.
- Si la empresa mide el consumo de materia prima, se puede descubrir que se consumió más de la que correspondía técnicamente y que puede estar producida por falta de cuidado por parte de los operarios, posibles robos, vencimientos de productos. En la medida que se mide en forma progresiva esta situación, obliga a todos los que intervienen en el proceso productivo a controlarse.
- Toda planta se diseña para una producción establecida como normal. Si la empresa, por razones de mercado, no llega a utilizar el 100%, el resultado de ello es que parte de los costos fijos no son absorbidos por la producción.
- El mantenimiento preventivo de las máquinas es otra estrategia que ayuda a evitar futuras averías y pérdida de producción. Muchas veces una gran demanda provoca en el empresario la preocupación de cumplir sin medir si esa máquina se encuentra en condiciones de hacerlo. Un equipo productivo, que por falta de mantenimiento, no responde ante la creciente demanda, también produce que los trabajadores que la operan extiendan los horarios de trabajo, con el consecuente pago de horas extras.
- Es aconsejable mantener un stock, que sirva de colchón para cubrir posibles ineficiencias.
- El desplazamiento innecesario es una pérdida de tiempo. Por ejemplo, si hay una gran distancia física entre el depósito de materias primas y el centro productivo.
- Cuando las empresas van creciendo sin analizar demasiado la sistematización de los tiempos, se pierde en la falta de sincronización del trabajo lo que es igual a tiempo ocioso.
- Se tiene que controlar el consumo de energía eléctrica. Si técnicamente se establece que se requiere para un producto determinado tantos Kw. y resulta, que midiendo el consumo, se constata que se utilizó un 30% más, esto significa que se están desviando recursos que se podrían haber aprovechado en otro proceso del producto.
- Otro aspecto que ayuda a no perder tiempo ni mayores procesos en un producto es detectar y mantener sólo a los proveedores que trabajan con cierta certificación de calidad.
- Una gran parte en la generación de costos logísticos reside en la falta de capacitación permanente del personal en todas las áreas.
Sesión 2
CAUSAS DE COSTOS LOGISTICOS
- Costos logísticos generados en el aprovisionamiento (compras).
- Costos logísticos generados en el almacenamiento y la gestión de stocks.
- Costos logísticos generados en el transporte interno.
- Costos logísticos generados en la distribución de productos terminados.
- Costos Logísticos generados en las Ventas y Servicios al Cliente.
- Costos Logísticos generados por la No Calidad
COSTOS LOGISTICOS GENERADOS EN EL APROVISIONAMIENTO (COMPRAS)
Los costos logísticos generados en el aprovisionamiento (compras) ocurren por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido porque:
- No se ha hecho un análisis ABC ni se maneja un criterio coherente para establecer si el sistema apropiado para realizar compras en la empresa debe ser centralizado, descentralizado o mixto
- El tiempo empleado en el tramite de aprobación de lo que se va a comprar es excesivo.
- En el momento del recibimiento de las requisiciones de compra (RC), no se ha verificado que la misma cuente con:
- El nombre exacto del producto a ser comprado ni sus especificaciones adicionales.
- Datos de la eventual marca o proveedor preferido y los motivos de dicha preferencia.
- Datos del Stock actual y stock mínimo y stock máximo.
- En el momento del recibimiento de las requisiciones de compra (RC), compras no ha completado o tenido en cuenta los siguientes datos:
- Fecha, cantidad y precio final de la compra anterior.
- Datos relativos a la competencia del proveimiento.
- Motivos para la aprobación de determinado proveedor
- No se ha procurado el normalizar los elementos que se adquieren
- No se ha hecho un adecuado análisis de las requisiciones de compras.
- No se ha tenido en cuenta que el valor de lo que se va a comprar se puede aumentar de las siguientes 2 maneras:
- Manteniendo constante la calidad y disminuyendo el costo.
- Mejorando la calidad y manteniendo constante el costo.
- Las personas de diversos sectores relacionados a compras; por falta de una coordinación eficaz y de una comprensión adecuada del objetivo común, han acabado dando origen a otros costos, al considerar aisladamente varios factores que deberían haber estado relacionados e interpretados en forma conjunta.
- No se ha seleccionado adecuadamente a los proveedores.
- No se ha buscado fuentes de suministros alternativas
- No se ha obtenido datos precisos respecto de la existencia y accesibilidad de los proveedores, sus tiempos de entrega rectores, sus antecedentes de cumplimiento y sus niveles de calidad.
- No se ha entendido adecuadamente las relaciones entre productividad, costo y precio. (Al conocer el porcentaje que representan los costos fijos del proveedor en el precio de compra, el comprador podía haber estimado el impacto que tienen los cambios de volumen en los costos y las utilidades)
- No se ha recabado información referente a la capacidad de cada proveedor y el volumen de sus negocios.
- No se ha estimado la capacidad global de los proveedores y los recursos de ingeniería y de manufactura con los que cuentan, así como la tecnología que emplean
- No se ha procurado conocer los sistemas logísticos de los proveedores para buscar respuestas a preguntas como:
- ¿Dónde están ubicados sus puntos de producción?.
- ¿Cómo transportan sus productos?
- ¿Quien es el propietario de los medios de transporte?
- Como no tiene un conocimiento completo de tales capacidades el comprador no ha podido decidir el número apropiado de proveedores y no ha podido de esta manera minimizar los costos totales de los fletes
- No se ha tenido en cuenta la calidad de los productos, es decir, se ha hecho compras de baja calidad y no se mantiene unas normas de calidad adecuadas
- Los compradores no han procurado respecto a los vendedores el haber tenido un entendimiento y confianza mutua, esto para obtener un mejoramiento en la calidad y en la confiabilidad
- No se ha tratado adecuadamente la compra a precios razonables, es decir, se ha comprado a precios inadecuados de acuerdo a la calidad recibida.
- No se ha puesto énfasis a los proveedores en los plazos de entrega.
- No se ha considerado adecuadamente los servicios que proporcionaran los proveedores
- No se ha colocado adecuadamente la Orden de Compra.
- No se ha evitado deterioros, duplicidades, desperdicios, etc.
- No se ha acompañado adecuadamente la Orden de Compra.
- No se ha considerado la compra desde un principio para que el proceso minimice los desperdicios que se presentan en la recepción e inspección de entrada, por ejemplo, los tiempos empleados en la recepción de los materiales, insumos o subcontratos objeto de la orden de compra.
- El personal de compras no ha sido efectivo en la selección y desarrollo de los proveedores, motivo por el cual los artículos comprados no se pueden recibir sin un conteo formal, inspección y sus respectivos procedimientos de pruebas
- No se ha localizado nuevos productos y materiales
- Se ha comprado en volúmenes demasiados grandes.
- No se ha estudiado e investigado nuevos procedimientos
- No ha habido preocupación por la permanente capacitación del personal de compras
- No se ha procurado con la compra el mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y mínimo perjuicio de la empresa
- Con la compra no se ha proporcionado un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organización
- Con la compra no se ha procurado el mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo
- No se podido determinar el volumen de dinero a gastar en una sola compra
- No se ha podido conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los mas bajos posibles.
Ejemplos a compartir de la experiencia de los participantes
1.
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8.
COSTOS LOGISTICOS GENERADOS EN EL ALMACENAMIENTO Y LA GESTION DE STOCKS
Los costos logísticos generados en el almacenamiento y la gestión de stocks ocurren por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido porque:
- No se ha realizado una adecuada Planificación en la Gestión de Almacén, es decir, no se ha realizado el Diseño de la Red de Distribución y Almacenamiento
- Como deben recepcionarse los materiales
- Como deben almacenarse los materiales
- Como deben moverse de los materiales
- No se ha realizado una adecuada Planificación en la Gestión de stocks.
- No se han establecido métodos de previsión
- No hay claridad de como debe solicitarse una reposición de los materiales
- No se ha estudiado adecuadamente lo que se proyecta almacenar.
- No se ha estudiado adecuadamente la cantidad máxima que se requiere almacenar en épocas de alta demanda.
- No se ha estudiado adecuadamente el tipo de envase que se maneja para cada producto.
- No se ha calculado adecuadamente el consumo durante el tiempo de aprovisionamiento, es decir no se ha realizado bien el cálculo de las necesidades, lo cual influye en el mantenimiento de la continuidad del abastecimiento.
- No se lleva una contabilidad adecuadamente que permita la emisión de pedidos en el momento oportuno, es decir no se ha calcula bien el stock mínimo, máximo, de seguridad y el nivel de reaprovisionamiento
- No se ha realizado una adecuada Organización en la Gestión de Almacén
- No se ha tenido en cuenta que el personal del almacén debe estar debidamente capacitado y debe conocer los cuidados que se deben tener en la manipulación de los productos.
- La estructura de almacenamiento es inadecuada
- No se ha realizado adecuadamente el proceso de registro, control, clasificación y codificación en la entrada de productos.
- No se ha coordinado con el área de compras aspectos tales como el tipo de embalaje para la conservación de la mercadería en el almacén, el rotulado o bultos requeridos, fecha y horario de recepción, etc.
- No se ha sometido adecuadamente el material recibido a una inspección preliminar, antes de ser introducido en el área de almacenamiento
- No se ha detectado en la inspección inicial (aunque existen) materiales de calidad inferior, en malas condiciones y/o en cantidad o características inadecuadas y no se ha rechazado el envío.
- No se han clasificado, codificado y ubicado adecuadamente los materiales recibidos dentro del almacén
- No se han ingresado los documentos correspondientes al ingreso de mercadería al sistema o base de datos en forma inmediata
- Los productos recibidos no han sido debidamente rotulados y sus ubicaciones colocadas en el sistema. Es decir, no se ha llevado en forma adecuada un registro de la ubicación de todos los materiales para facilitar su localización inmediata.
- No se ha realizado un adecuado control en la Gestión de Almacén, ni se mantiene un adecuado sistema de Información.
- No se ha establecido y mantenido adecuadamente el resguardo físico de los materiales allí ubicados
- No se ha agrupado convenientemente los productos por tipo de presentación. Es decir, los líquidos separados de los sólidos, y se ha proveído los medios de protección para evitar que un derrame liquido dañe un producto sólido.
- No se ha identificado adecuadamente dentro de los diferentes tipos de productos o materiales aquellos que requieren condiciones especiales de almacenamiento como: refrigerados, inflamables, etc.
- No se ha evaluado si algunos materiales deben ser sacados del almacén a un lugar mas seguro de acuerdo con las cantidades y las condiciones actuales
- No se han tomado las precauciones necesarias que protejan los artículos de algún daño por uso inapropiado, mala manipulación, defectos en el procedimiento de rotación de inventarios, robos, etc.
- No se ha verificado en el almacén si el espacio donde se almacenaran los productos cumple con las normas básicas tales como ventilación y luz, salida de emergencia, paredes incombustibles, pesajes, etc
- No se ha optimizado el uso del espacio físico.
- No se ha actualizado la ubicación física de los productos o materiales en el sistema o plano del almacén, la posición final que ocuparan los productos considerando áreas de desplazamiento de personal, movimiento de estibadores, montacargas, salidas de emergencia, zona de despacho, etc
- No se han ubicado separadores entre los diferentes tipos de presentación
- El sistema de trabajo no ha permitido el llevar a cabo la distribución física adecuada de los artículos, facilitando a las personas autorizadas el rápido acceso a los materiales almacenados.
- No se ha realizado adecuadamente el control de las existencias, lo que no ha permitido el mantener constante información sobre la situación real de los materiales disponibles.
- No se ha realizado el control físico de todos los artículos que forman parte del inventario, ni se ha llevado controles en forma minuciosa sobre la rotación de materiales (entradas, salidas, transferencias).
- Hay incremento de pedidos pendientes de servir.
- Hay incremento de la inversión en stock manteniéndose constante el número de pedidos pendientes.
- Hay una alta rotación de clientes.
- Hay incremento en el número de pedidos anulados.
- Existe una escasez periódica de espacio suficiente en el almacén.
- Existen grandes diferencias de rotación de stocks entre los diferentes centros de distribución, y entre la mayoría de los productos.
- Existe un marcado deterioro en la relación con los intermediarios de la cadena de distribución, cuantificada por compras canceladas y disminución de pedidos
Ejemplos a compartir de la experiencia de los participantes
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8.
COSTOS LOGISTICOS GENERADOS EN EL TRANSPORTE INTERNO
Los costos logísticos generados en el transporte interno ocurren por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido porque:
- No se ha tenido en cuenta que a cada movimiento de material se le debe añadir valor
- No se ha calculado el costo de la mano de obra empleada para el transporte y manipulación interna
- No se ha organizado adecuadamente el sector de transporte interno
- No se ha seleccionado criteriosamente el tipo y los elementos de mecanización adecuados para el transporte interno en nuestra organización.
- No se ha tenido en cuenta que mientras mas corto sea el flujo de material y dinero en la “tubería” de los recursos, se requerirá menos inventario
- No se ha determinado el mejor método, desde el punto de vista económico, para el movimiento de materiales, considerándose las condiciones particulares de cada operación
- No se ha estandarizado el equipamiento de transporte, lo que aumenta la improductividad e incrementa las inversiones
- No se ha planeado un flujo continuo y progresivo de materiales
- Las operaciones no han sido planeadas sucesivamente (de tal modo que el material que paso por una fase ya se encuentre en el local y en la posición deseada para la fase siguiente).
- No se aprovecha adecuadamente los espacios verticales, lo que contribuye al congestionamiento de las áreas de movimiento e incrementa los costos unitarios de almacenaje
- En el movimiento interno de materiales, no se evitan adecuadamente las demoras
- No se tiene en cuenta que cuanto mayor es la carga unitaria a ser transportada, tanto menor es el costo de transporte
- No se tiene en cuenta que decrece el costo unitario de transporte con el aumento total transportado
- El tiempo de permanencia del equipamiento de transporte en los terminales de carga y descarga no ha sido reducido al mínimo (compatiblemente con la operación)
- No se tiene en cuenta que cuanto menor es el peso propio del equipamiento móvil en relación a su carga, tanto mas económicas son las condiciones operacionales
- No se practica el mantenimiento preventivo en el caso de los equipos de transporte.
- No se da énfasis a la posibilidad de transporte por gravedad.
- La selección del equipamiento de transporte no ha sido realizada, teniendo en vista el menor costo por unidad transportada
- No hay versatilidad en la aplicación de métodos y equipamientos de transporte lo que contribuye al incremento de los costos
- No se tiene en cuenta las características de los materiales en movimiento: cantidades, composición, tamaño, forma y tipo de acondicionamiento.
- No se tiene en cuenta que la cantidad prevista para cada material debe coincidir con la programación de la producción.
- No se considera la expectativa futura al respecto del programa de producción (que determina las dimensiones y la flexibilidad del equipamiento a ser instalado o adquirido).
- El flujo de materiales en función de la secuencia de operaciones, y su análisis, no se hace con el auxilio de un flujograma (lo que impide una mayor racionalización, incrementa las distancias a ser recorridas por los materiales y no elimina, los movimientos que no van en el sentido progresivo del proceso manufacturero).
- No se ha planeado el camino más directo posible, a través de la fabrica para el movimiento de los materiales que entran.
- No se ha planeado para reducir a un mínimo el retorno por el camino ya recorrido.
- No se ha planeado el flujo de materiales, de forma a facilitar el proceso de fabricación.
- No se ha planeado para un flujo continuo, uniforme y máximo.
- No se ha planeado un espacio mínimo practicable entre las operaciones.
- No se ha planeado de manera que el movimiento sea controlado por maquinas, con el fin de asegurar un flujo constante.
- No se ha planeado de manera que el flujo de materiales se haga por vías mecánicas directas.
- No se ha planeado teniendo en cuenta la flexibilidad del proceso
- No se ha planeado para que los materiales que llegan sigan directamente para las áreas de trabajo.
- No se ha planeado para una producción en línea o de secuencia continua.
- No se ha conformado un pool de transporte ni se cuenta con un despachante de trafico (en los casos en que se cuenta con una gran cantidad de equipos de transporte).
- No se conoce las aplicaciones básicas de los diferentes tipos de equipamientos para el movimiento de los materiales.
- No se maneja o no se tiene en cuenta que tipo de equipamiento es mas conveniente para determinado tipo de movimiento, trayecto, nivel, alcance y régimen.
- No se tiene en cuenta que la mecanización del transporte interno deberá ser especialmente considerada cuando:
- Existen muchas operaciones manuales de transporte.
- Objetos de mas de 100 kg. son transportados por carros manuales o mas de 25 kg. son elevados manualmente.
- Hay puntos de estrangulamiento en el flujo de materiales.
- Hay necesidad de mejor aprovechamiento del espacio.
- Ocurren muchos accidentes durante la manipulación.
- Se desea mayor rapidez para el movimiento de materiales, o se intenta producir por flujo continuo.
- No se calcula los costos de todas las operaciones de transporte individualmente y ni se colocan en un centro de costo, por lo que no cuenta con un costo total del transporte.
- No se ha instituido el ítem “costo de transporte” para cada departamento o centro de costo que utiliza ese servicio.
- La obtención de los costos de transporte no se hace siguiendo los principios económicos, (que representa la ventaja de obtener un costo actualizado en el cual son considerados los valores reales de la depreciación para el equipamiento)
- La tasa anual de depreciación no es calculada sobre la base del costo de reposición del equipo de transporte.
- En los costos de transporte no se incluyen los intereses correspondientes al capital invertido.
- No se planea el apilar cosa alguna directamente sobre el suelo.
- No se planea Instalar equipamiento para transporte de materiales, que permita al personal de producción dedicar todo su tiempo a producción.
- No se planea la entrega del material en el lugar correcto, en el primer movimiento.
- No se planea con la finalidad de que cada pieza nueva del equipamiento para transporte de materiales, sea una parte integrante de un sistema planificado.
- No se planea la instalación de equipamientos mecánicos (para mover los materiales) que sustituyan el esfuerzo físico pesado.
- No se planea el empleo de equipamiento mecánico para transportar materiales con la finalidad de asegurar un ritmo de trabajo constante.
- No se examine la distribución del espacio físico de la planta con la finalidad de reducir al mínimo el transporte de materiales.
- No se planea la instalación de equipamientos de transporte de materiales, teniendo en cuenta que su costo pueda ser recuperado por medio de economías dentro de un tiempo razonable.
- No se planea instalar equipos flexibles de movimiento de materiales, que puedan servir a varios usos y aplicaciones.
- No se planea combinación de operaciones, con la finalidad de eliminar la manipulación entre ellas.
- No se planea eliminar la remanipulación.
- No se ha planeado combinar el proceso con el transporte siempre que sea practicable.
- No se planea de modo a mover el material mas pesado y de mayor volumen la menor distancia posible.
- No se planea de modo que el espacio para el transito sea el adecuado.
- No se planea de forma que el movimiento sea controlado mecánicamente, con el fin de asegurar un flujo constante.
- No se planea para que exista seguridad en el transporte de materiales.
Ejemplos a compartir de la experiencia de los participantes
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COSTOS LOGISTICOS GENERADOS EN EL PROCESAMIENTO DE ORDENES DE TRABAJO
Los costos logísticos generados en el procesamiento de ordenes de trabajo ocurren por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido porque:
- Existe un bajo nivel de producción.
- Existe una excesiva cantidad de personal.
- La calidad de lo producido es baja.
- No hay un adecuado tratamiento de los desperdicios o perdidas evitables (No incluye la merma normal)
- Existe mucho reprocesamiento.
Ejemplos a compartir de la experiencia de los participantes
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Lic Victor Castillo
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